BELEDİYELERİN YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİNİ GELİŞTİRMELERİNE YÖNELİK BİR ÖNERİ

0
34

BELEDİYELERİN YÖNETİM BİLGİ SİSTEMLERİNİ
GELİŞTİRMELERİNE YÖNELİK BİR ÖNERİ

Taner ERASLAN
İç Denetçi

1. Giriş
Yönetim, belirli bir takım amaçlara ulaşmak için başta insanları olmak üzere parasal
kaynakları, donanımı, demirbaşları, hammaddeleri, yardımcı malzemeleri ve zamanı
birbiriyle uyumlu, verimli ve etkin kullanabilecek kararlar alma ve uygulatma
süreçlerinin toplamı olarak tanımlanmaktadır1
.
Bu tanımdan yola çıkılarak, her yöneticinin organizasyon için oldukça önemli
fonksiyonları (kontrol, örgütleme, planlama, koordinasyon ve yürütme) yerine
getirdiğini söylemek mümkündür. Yöneticinin, bu fonksiyonları başarılı bir şekilde
yerine getirebilmesi ve bu yolla organizasyon amaçlarına ulaşılabilmesi, doğru, zamanlı
ve yerinde bilgiyle olur. Bilgi, yöneticinin en değerli sermayesidir.
Ancak günümüzde bilginin edinilmesi, yorumlanması, kullanılması ve
gerekli/işlevsel araçlara dönüştürülmesi pek de kolay değildir. Bu zorluğun birçok
nedeni bulunmaktadır; bilginin farklı kaynaklardan ortaya çıkması, hızla değişmesi,
ulaşma, anlama ve kullanma konularında her geçen gün artan teknik bilgi gereksinimi
gibi. Bu zorluklar nedeniyle her yönetici;
– Bilgiyi hangi kaynaktan edineceğini,
– Edindiği bilgiden nasıl yararlanacağını yani kurum amaçları için bilgiyi nasıl
kullanacağını,
– Astlarına bilgiyi hangi araçlarla aktaracağını ve onlardan hangi bilgiyi alacağını,
– Bilginin ulaşılması, anlaşılması ve kullanılması için tüm bu yaptıklarına
astlarının da nasıl destek olacağını,
– Üst yönetime bilgiyi sunarken nasıl bir yöntem, amaç ve çerçeve çizeceğini,
gibi sorunları çözmek için çaba göstermek zorundadır. İşte bu süreçte çağdaş
işletmelerde “Yönetim Bilgi Sistemi” (YBS) oluşturulmakta, bununla bilginin maliyeti
azaltılmakta, doğru/zamanlı bilgi yaratılmakta ve organizasyona değer katılmaktadır.
Yönetim bilgi sistemleri adıyla anılan çabalar, aslında her organizasyonda mevcuttur
ve her yönetici bilgi için birçok çaba harcamaktadır. Bilgi işlem birimleri, AR-GE
birimleri, kalite çalışmaları, koordinasyon toplantıları, strateji ve performans

1
Şimşek, M. Şerif. (2002). Yönetim ve Organizasyon. (Yenilenmiş Yedinci Baskı). Konya: Günay Ofset.
s.7
çalışmaları, personel kariyer sistemleri gibi birçok çalışma bu kapsamda
değerlendirilebilir.
Günümüzde yönetim bilgi sistemleri ile bilginin daha sistemli edinilmesi, işlevsel
amaçlara dönüştürülmesi, bilgiden amaç ve hedeflere ulaşmaya dönük etkin bir şekilde
yararlanılması, değerlendirilmesi ve kullanılması amaçlanmaktadır. Bu yaklaşım
YBS’lere kaynak ayırarak organik yapılara dönüşmesine ve bu yolda uzmanlaşılmasına
yol açmaktadır. Çalışanlarının bu şekilde daha başarılı olduklarını algılayan
organizasyonlar, bilgiyi belirli bir düzen içerisinde yönetime aktaran ve kullanıcılara
sistemli bir şekilde sunan bilgi sistemlerine önem vermekte ve bu yönde ciddi yatırımlar
yapmaktadırlar.
Diğer taraftan, toplumun kamu hizmetlerinin saydam, etkin ve kaliteli üretimi
yönündeki talebi, kamuda da hem teknolojinin kullanım gereksinimini arttırmış hem de
bürokrasiyi azaltan yönetim biçimlerini hayata geçirme çabalarını teşvik etmiştir. Bu
durum bilgiyi, teknoloji ve güncel gelişmeleri sürekli takip eden, uyum sağlayan ve
hizmet üretiminde ve çalışmalarında kullanan bir kamu örgütlenmesini zorunlu
kılmıştır.
Bu çalışmada, belediyelerin Yönetim Bilgi Sistemlerini (YBS) geliştirmelerine
yönelik bir öneri geliştirilecektir. Önerimiz, Mevzuat Takip ve Paylaşım Sistemi
(MTPS) adlı, var olan ve kullanılmakta olan bilgi sistemlerini destekleyen, bu alandaki
çabaları sistemli hale getiren bir merkez kurulmasıdır. Böyle bir öneri geliştirmeye
çalışmamızın nedeni, mevzuat üretiminde edilgen olan belediyelerin, bilgiyi yönetebilen
ve yönlendirebilen bir yapıya kavuşmaları ve bu yolla daha etkin/verimli çalışmalarıdır.
Somut verilerle ortaya koymaya çalışacağımız bu önerimize geçmeden önce YBS
hakkında bazı temel bilgileri değerlendirmelerinize sunmayı uygun gördük.
2. Yönetim Bilgi Sistemleri Hakkında Genel Bilgiler
Temel olarak gerekli bilgileri kayıt etme, onları belirli bir şekilde düzenleme ve
anlamlı sonuçları üretmek, bütün bilgi işlem sistemlerinin görevidir. Üretilen bu
sonuçlara genel olarak enformasyon adı verilmektedir. Enformasyon çeşitli
kademelerdeki elemanlar tarafından çeşitli aktiviteler ve karar vermeler için kaynak
olarak kullanılır. Yöneticilerin verecekleri tüm kararlarda ihtiyaç duyduğu
enformasyonu onlara sağlayan sistem Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) olarak adlandırılır
2
.
Yönetim bilgi sistemi bir bakıma örgütün kalbi gibidir. Nasıl ki canlılarda kalp
ritmik atışlarla kan pompalayarak, tüm vücuda yasam için gerekli oksijenin ulaşmasını
sağlıyorsa, aynı şekilde YBS de, örgütün varlığını sürdürmesi için gerekli bilgileri
sürekli olarak üretir ve gerekli yerlere ulaşmasını sağlar. YBS yöneticilere karar alma
surecine destek olmakla birlikte, sürekli tekrarlanan kimi sorunların çözümüyle ilgili
kararlar alınmasına yardımcı olur. YBS, yöneticilere bilgi sunmak suretiyle örgüt
yönetiminde bütünlüğün sağlanmasına katkıda bulunur. Böylece örgütün tüm elemanları
birbiriyle bütünleşik olarak ortak amaçlar için çalışır
3
.

2 Abdullah ŞAHİN, Yönetim Bilgi Sistemleri, Yüksek Lisans Tezi, Isparta-2006, s.133
3 Adem ÖĞÜT, Bilgi Çağında Yönetim, Nobel Yayın Dağıtım, s.150
Aşağıda yer alan ifadeler yönetim bilgi sistemini çeşitli yönleriyle tanımlamakta ve
işletmede yönetim bilgi sistemleri kurulmasıyla amaçlananlar hakkında da bilgi
vermektedir:
 YBS, bir organizasyonda yönetime, karar alma surecine ve çeşitli büro
işlemlerine bilgi sağlayan destekleyici bir sistem olarak da ifade edilebilir. YBS,
yalnız rutin büro işlemlerini ve evrak akışını değil yönetim surecini de etkileyen
örgütsel bir bilgi sistemidir4
.
 YBS, bir organizasyonun önceden belirlenmiş hedeflerine daha etkili erişmek
amacıyla; insan, malzeme, makine ve para ilişkilerini en üst kademeye çıkarmak
için gereken kararların alınmasında ve uygulanmasında karar alıcılara
zamanında ve uygun veriyi sağlayan sistemdir.
YBS, bir organizasyonda yönetim ve karar alma işlemlerine destek olmak amacıyla
enformasyon sağlayan bütünleşik, insan makine etkileşimli bir sistemdir. Bu sistem,
enformasyon sağlamak için bilgisayar yazılımı ve donanımı, yöntemleri, analiz,
planlama, denetleme, karar alma modelleri ve veri tabanı kullanılır
5
.
YBS’lerin etkin kurulması ve geliştirilmesi aynı zamanda geleneksel yönetimden,
stratejik yönetime de geçişi kolaylaştıracaktır. Geleneksel yönetici işletme içi süreçlere
odaklaşan, paylaşıma kapalı, lokal faydalara odaklı, kolektif düşünme ve çalışma
alışkanlığı zayıf özellikler sergilemektedir. Günümüzde yöneticiler paydaşlarını iyi
analiz edebilen, daha iyi ürüne veya hizmete odaklı, işletme içi işbirliklerine ve yetki
devrine açık, üst yönetimin varmak istediği noktayı algılayabilen ve buna çalışmalarıyla
değer katabilen özellikler taşımaktadır.
Bu özelliklerin hangi yöneticide bulunduğu tartışmaya açık olmakla birlikte, olması
gereken ifade edilmiş ve YBS ile bu yönetici profilini oluşturma yönünde ne gibi
özelliklerin amaçlandığı anlatılmaya çalışılmıştır.
Çalışmanın konusu YBS ile ilgili somut bir öneri geliştirmek olduğu için, bu alanda
yürütülen çalışmalara ve tartışmalara etraflıca yer verilmeyecektir. Ancak, şu kadarını
ifade etmekle yetinelim ki YBS, bilgisayar destekli sistemler (Veri İşleme Sistemleri
(VİS), Karar Destek Sistemleri (KDS), Uzman Sistemler (US), Ofis Otomasyon
Sistemleri (OOS), Üst Yönetim Destek Sistemleri (ÜYDS)) veya temel işletme bilgi
sistemleri (Üretim, Pazarlama, Finans, Muhasebe, Personel Bilgi Sistemleri) gibi
oldukça fazla boyutları olan bir kavramdır.
3. Kamu İdarelerinde Yönetim Bilgi Sistemleri
Yönetim bilgi sistemi olarak da ifade edilen ve yukarıda kısaca açıklanmaya
çalışılan bu çabalar, bilgiyi toplar, tasnifler, işler, yeni bilgiyi oluşturur, bunu paylaşır
ve bu yolla karar vericilere destek sağlar. Dolayısıyla YBS, kamu idareleri için de
oldukça önemlidir. Kurumsal olarak ihtiyaç duyulan bilginin üretimi, bu bilgilerin
depolanması ve paylaşıma açılması, yöneticiler için problem çözme ve karar verme
süreçlerinde destek sağlanması ve kurumun bilgi altyapısını oluşturmak ve geliştirmek
amaçlarıyla yönetim bilgi sistemleri kamu idarelerinde de ciddi bir ihtiyaçtır.

4
SARIHAN, Halime İnceler 1998. Teknoloji Yönetimi Desnet, İstanbul, s.197
5 Abdullah ŞAHİN, age., s.113-114
Kaldı ki; 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile bu yönde
çalışmaların yapılması yasal bir zorunluluktur. 5436 sayılı Kanun ile6
kamu idarelerinde
Strateji Geliştirme Başkanlıkları, Strateji Geliştirme Daire Başkanlıkları ve strateji
geliştirme ve malî hizmetlere ilişkin hizmetlerin yerine getirildiği müdürlüklere,
yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri yerine getirme görevi de verilmiştir.
Diğer taraftan, Strateji Geliştirme Birimlerinin Çalışma Usul ve Esasları Hakkında
Yönetmeliğin7
4 üncü maddesi ile yönetim bilgi sistemi strateji geliştirme birimlerinin
görevlerini yürüteceği kapsamlar arasında sayılmıştır. Söz konusu Yönetmeliğin 8 inci
maddesinde de, bu kapsamda yürütülecek görevler şu şekilde sıralanmıştır.
“a) Yönetim bilgi sistemlerine ilişkin hizmetleri, varsa ilgili birimlerle işbirliği
içinde yerine getirmek.
b) Yönetim bilgi sisteminin geliştirilmesi çalışmalarını yürütmek.
c) İstatistiki kayıt ve kalite kontrol işlemlerini yapmak.”
Bu mevzuat hükümleri gereğince, kamu kurumlarının gerekli organizasyonel yapıyı
oluşturmak suretiyle, yönetim bilgi sistemi kurma, geliştirme ve yürütme bir zorunluluk
haline gelmiştir. Doğal olarak bu süreç de, öncü kuruluşların çalışmaları ışığında
zamanla oturtulabilecektir.8
5018 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat ile kamu idareleri için yasal bir zorunluluk
haline gelen yönetim bilgi sistemleri, nasıl hayata geçirileceği ve bu yönde ne gibi
somut adımlar atılabileceği bu çalışmanın konusudur. Bu yöndeki çabalar, sürekli
değişen, güncellenen ve değişime hızlı uyum sağlayan bir davranışı gerektirmektedir.
Bu nedenle önerdiğimiz aslında geliştirmeye açık, eleştirilerle zenginleşebilecek ve yeni
fikirlerle başka öneriler de doğabilecektir. Önemli olan husus, bu yönde çabaların
gerekliliğinin kavranması ve ayrı bir faaliyet olarak görülmesidir.
4. Mevzuat Takip ve Paylaşım Sistemi
4.1. Mevzuat Takibinin Önemi ve Gerekliliği
Kamu idarelerinde görevliler, mevzuattan aldıkları yetkiyi kullanmakta ve
görevlerini bu esaslar çerçevesinde yürütmektedirler. Diğer bir ifade ile kamu
görevlileri kamusal yetkinin gereklerini yerine getirmektedirler.
Kamusal yetki kavramı, kamu adına görevli kişi ve organlara mevzuatla verilen
hukuki tasarrufta bulunma gücü olarak tanımlanabilir.
Bir makamı ya da görevi temsil eden kişilere verilen kamusal yetki kullanabilme
imtiyazı, esas itibarıyla bir kamu hizmetinin yapılması zorunluluğu nedeniyle bir hak
değil, bir yükümlülüktür.

6 Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile Bazı Kanun ve Kanun Hükmünde Kararnamelerde
Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun, 15. maddesinin 2. Fıkrası.
7
18 Şubat 2006 tarih ve 26084 sayılı Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.
8 Necip POLAT, Yönetim Bilgi Sistemleri, Sayıştay Dergisi, Nisan-Haziran 2007 Sayı : 65 (145. Yıl Özel
Sayısı), s.191
Kamusal yetkinin dayanağı ise, mevzuattır.9

Mevzuat, kaynağını Anayasadan alan çeşitli hukuki normlardan oluşmakta ve
görevlilerin hareket alanını belirlemektedir. Mevzuata uygun yürütülmeyen iş ve
işlemler, kamu görevlisi için ciddi riskleri de beraberinde getirmekte, onları bazı
sorumluluklarla (idari/mali/cezai) karşı karşıya getirmektedir. Sorumluluk kavramı
açısından değil de risk açısından bakıldığında, iş ve işlemlerin mevzuata uygun
yürütülmemesi şu sonuçlara yol açabilir:
a. Amaçların ve hedeflerin gerçekleştirilememesi,
b. Mevzuata ilişkin yetersiz bilgi bulunması, (yapılabilecek işin yapılmaması)
c. İmajın ve itibarın zayıflaması,
d. Düzenlemelere uyulmaması, (yapılmaması gereken işin yapılması)
Yukarıda yer alan riskler, kamu görevlisinin mevzuatı önemsemesinin oldukça
önemli gerekçeleridir. Daha açık bir ifade ile kamu görevlisi, yetkisini, kaynağını
Anayasadan alan çeşitli hukuki normlar çerçevesinde kullanmak ve çalışmalarını
öncelikle mevzuatın emredici veya yönlendirici belirlemeleri doğrultusunda yürütmek
zorunda olduğundan, kamu görevlisinin yapacağı veya yapamayacağı işlemler de
mevzuatla ortaya konulduğundan, mevzuat bilgisi eksiksiz ve zamanında elinde
olmalıdır.
İdarede yetkinin mevzuat çerçevesinde kullanılıp kullanılmadığına özen gösterilip
gösterilmediği dar bir sorumluluk anlayışıyla ve sınırlı çerçevede ele alınamaz. İdare
olarak o kamu görevlisinin sorumluluğunda denilerek, söz konusu görevlinin çabasına
da bırakılamaz. Bunun nedeni, mevzuata aykırı bir işlem dolayısıyla ortaya çıkan birim
hatasının idareye, kişi hatasının işlemde görev alan tüm personele yansıyabilmesinden
kaynaklanmasıdır.
Kamu idarelerinin genelinde bu yönde bazı çalışmalar da yürütülmektedir. Şöyle ki,
iç genelgeler çıkarılması, çeşitli adlarla toplantılar yapılması, uygulamada standartların
oluşturulması ve uygulanması yönünde idari bazı kararların alınması bu çabaların
sonuçlarıdır.
Ancak, bu yöndeki çabaların lokal yürütülmesi, çalışanların inisiyatiflerine veya
isteklerine bırakılması veya sürekli güncellenmemesi, kamu idarelerindeki yönetim bilgi
sistemini geliştirmeye açık alanlar olarak karşımıza çıkarmaktadır. Diğer taraftan hizmet
satın alma yoluyla yapılan bilgilendirme çabaları çeşitli nedenlerle verimsiz sonuçlar
doğurmakta ve bu çabalara oldukça önemli zararlar vermektedir.
İdare olarak birimlerin mevzuatı bilinçli bir şekilde takip edebilmeleri, bilgiyi etkin
olarak kullanabilmeleri önemsenmeli ve bu çabalara maliyet ve zaman ayrılarak ciddi
destek verilmelidir.
Bu durum, son yıllarda hız kazanan, kamu hizmetinin vatandaş odakları yürütülmesi
yönünde beklentilerin artması, hizmet sunumunda kaliteye önem verilmesi isteği gibi
hususlar nedeniyle de önem kazanmıştır. Diğer bir değişle, saydam, hızlı ve kaliteli
hizmet bekleyen vatandaş talepleri, yenilikçi, bilgili, yaratıcı ve akılcı bir yönetim

9
Serdar İĞDELER: Yönetim Sorumluluğu Açısından Belediyelerde “Yetki ve Sorumluluk”, Türk İdare
Dergisi, Yıl:81 ve 463 -464. sayısı
şeklini uygulayan kamu idareleri ile karşılanabilir. Bu hususların hayata geçirilmesi ise,
çalışanların etkin, güncel ve doğru bilgiye zamanında ve eksiksiz sahip olmalarına
bağlıdır.
Sonuç olarak kamu görevlileri, iş ve işlemleri yürütürken çeşitli düzeyde hukuki
normları ve görevini daha etkin ve kaliteli yürütmesini sağlayacak teknolojik veya diğer
çeşitli gelişmeleri bilmek, algılamak, uyum sağlamak ve uygulamak zorunda
kalmaktadır. Teknolojik gelişmeler, kalite çalışmaları veya etkinlik/verimlilik
çalışmaları hep bu mevzuata yükümlü bulunduğu görevleri daha iyi yapmasına
yöneliktir.
Kamu idareleri kendi alanlarıyla ilgili mevzuat düzenlemelerini, uyarıcı notlarını
veya sıkça sorulan soruları, kurum portalından yayımlayarak çalışanlarına/paydaşlarına
destek olmaktadır.
YBS olarak adlandırabileceğimiz bu çalışmalar aslında oldukça önemli bir görevi de
yerine getirmektedir. Ancak çalışmaların oldukça eksik olduğu düşüncesindeyiz. Böyle
düşünmemizin nedeni; kişiye, birime veya işleme yönelik bilgi üretilmesi, genel bilgiler
verilen çalışmalar üretilmesi, gerekli bilgi için başka kurum portalına yönlendirilmesi,
bilginin olduğu gibi sunulması, ancak, belli araçlara dönüştürerek bilgiden daha etkin
kullanılması için işlevsel araçlara dönüştürülmemesi gibi hususların varlığı olmuştur.
4.2. Belediyelerde Mevzuat Takibinde Yaşanan Sorunlar
Belediyeler, mevzuat takibini veya gerekli diğer tüm bilgilere ulaşımı birçok kamu
idaresi gibi değişik yollarla sağlamaktadırlar. Bunlar arasında, ücretli yazılım alınması,
danışma birimlerinin görüşmelerine, diğer kamu idarelerinin uygulamalarına
başvurulması, bazı kamu idarelerinden yazılı bilgi istenmesi, hizmet içi eğitimler
düzenleyerek veya diğer eğitimlere katılarak uzmanlaşmış görevlilere danışma gibi
yöntemler sayılabilir.
Ancak, bu yöntemlerin her biri bazı olumsuzlukları da beraberinde getirmektedir:
a) Ücretli yazılım satın alınması; postayla gönderilen değişen yapraklı kitaplar,
artık yerini, web tabanlı oldukça işlevsel yazılımlara bırakmaktadır. Bu yazılımlar,
internet üzerinden güncellenmekte ve araştırma maliyetini ve zamanını düşürmektedir.
Bu yazılımlar, ihale işlemlerinin yürütülmesinde, mevzuat değişikliklerinin takibinde,
emsal karar sorgulamalarında kullanılmaktadır. Ancak, bu yazılımların verdiği bu
bilgilere, kamu kurumlarının kurumsal portalından da ulaşılabilmektedir. Yazılımın
güncellemeleri belli aralıklarla yapıldığından, kurumun kendi portalından sorgulama
yapılması daha güvenli bir yöntemdir. Dolayısıyla, bilgi sisteminin önemli bir parçası
olarak görülen bu yöntem bu yönden beklentileri karşılamaktan uzaktır.
b) Danışmana başvurulması; danışma, sorunun muhatabı kamu idaresine
doğrudan başvurulması gibi kendini gösterebileceği gibi, uzmanlığı kabul edilmiş veya
bunu meslek edinmiş kişilere başvurulması şeklinde kendini göstermektedir. Hatta bu
yöntem, diğer belediyelere başvurulması, uygulama örneklerinin takip edilmesi şeklinde
de kendini göstermektedir. Bu yöntem, zamanlı işlerde yetersiz kalmakta, karar
vericileri tembelliğe itmektedir. Danışmana aşırı bağlı, sürekli danışma eğilimli
yöneticiler karar alırken risk alamamakta, vermeleri gereken kararları geciktirmekte,
sürekli düşüncelerini başkalarına onaylatmaya çalışmaktadırlar. Danışmanlık, oldukça
önemli işlevleri olan ve idareler için de yapıcı sonuçları veren bir bilgi edinme
yöntemidir. Ancak, danışma faaliyeti yönetimin fonksiyonları arasında yer almaz.
Yönetimin fonksiyonlarının aşındırılması yönünde de kullanılmamalıdır. Daha açık bir
ifade ile planlama, örgütleme, yöneltme, koordine etme, denetleme gibi fonksiyonlar
danışma faaliyeti ile gördürülemez. Ancak, belediyelerde bu yönde eğilimler
bulunmaktadır.
c) Doğrudan bilgi alma; bazı kurumlar, mevzuatı doğrudan yayımlamaktadır. Bu
kurumların portalı incelendiğinde, bilgiye doğrudan ulaşılır. Ancak, bu bilgiler,
işlenmemiştir. Anlaşılması, yorumlanması ve kullanılması oldukça zaman
alabilmektedir. Bu bilgilerin belli formatlara dönüştürülmesi, gerekli bilgilerin
ayıklanması ve sadece ihtiyaç duyulan bilginin alınması, bu bilgilerin üzerinde bazı
çalışmaların yapılmasını gerektirmektedir. Örneğin, ihale mevzuatı kapsamında
yapılacak bir işlem için, Kamu İhale Kurumunun internet sayfasından ilgili mevzuata
ulaşmak mümkün olup, bu inceleme sonrasında karar almak yerinde bir karar olup, bu
yöntem birçok nedenden dolayı yetersiz de kalabilmektedir. Bu yetersizliğin başlıca
nedeni, mevzuatın yorumlanmasındaki güçlükler, ihtiyaca özel bilgiye ulaşma bilincinin
yetersiz olması, inceleme için çok fazla zaman bulunmaması gibi hususlar gösterilebilir.
Mevzuat takibi konusunda özelikle belediyelerde yaşanan bir başka sorun da atıf
mevzuata ilişkin bilgilere ulaşmakta karşımıza çıkmaktadır:
“(5) Üçüncü ve dördüncü fıkraların uygulanmasında Maliye Bakanlığınca merkezî
yönetim kapsamındaki kamu idareleri için belirlenen usul ve esaslara uyulur.” (Mahalli
İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliği, md.5)
“Alındının şekli, basımı ve kullanılmasında Maliye Bakanlığınca genel bütçe
kapsamındaki kamu idareleri için belirlenen esas ve usuller uygulanır.” (Mahalli
İdareler Bütçe Muhasebe Yönetmeliği, md.50)
Bu tür düzenlemeler kullanıcıları zorlamaktadır. Sözü edilen kurumun o konuda ne
gibi düzenlemesi olduğunun takibi ayrı bir araştırma gerektirebilmektedir.
Tüm bu nedenler, idarelerde sağlıklı işleyen bir yönetim bilgi sisteminin
kurulmasını ve bir merkez kurularak, uzun vadede, idare için mevzuatı araştıran ve
karar vericiler için bilgiyi geliştiren bir yapının oluşmasını gerekli kılmaktadır.
4.3. Önerimizin Somutlaştırılması
Yukarıda değindiğimiz sorunları aşmak veya mevcut yöntemlerden daha etkin
yararlanmak amacıyla, idare için gerekli bilginin üretilmesi, etkin araçlara
dönüştürülmesi, yorumlanması ve kullanılması hususlarındaki kalitenin artması
amacıyla aşağıdaki önerilerin hayata geçirilmesi gerektiği düşünülmektedir:
1. Adım: Kurum web portalında “iç kontrol” başlıklı bir sayfa açılmalı ve söz
konusu sayfa ile tüm personeli değişik mevzuat bilgilerini ulaştırma, bilgi
edinme ve kullanma sürecine personeli de katma amaçlanmalıdır.
2. Adım: Sayfanın sorumlusu belirlenmelidir. En az bir kişi düzenli olarak bu
çalışma ile görevlendirmelidir. Söz konusu görevli veya görevlilerin eğitimli ve
bilinçli, araştırmaya ve okumaya eğilimli olmasına dikkat edilmelidir. İnternet
sayfasının diğer işlemleri ile ilişkilendirilmemelidir. Görevlendirilenler,
mevzuatı tarama ve çalışmalarını daha etkin yürütmek yanında, birimlerle etkin
iletişim halinde olmalı, birimlerin bilgi üretimine ve üretilen bilginin
kullanılmasına dikkat etmesini takip etmelidirler.
3. Adım: Sayfa içeriği toplantıları yapılmalıdır. Tartışmalar, yönetim bilgi sistemi
konularında danışmanlığı olan yapıların eşliğinde yürütülmeli, teknik destek
alınmalıdır. Sayfa içeriğiyle ilgili tartışmalara etkin katılım yönünde üst yönetici
desteği sağlanmalıdır.
4. Sayfa görevlisinin çalışma biçimi belirlenmeli ve sürekli geliştirmeye teşvik
edilmelidir.
Örnek bir sayfa aşağıdadır:

XXX BELEDİYE BAŞKANLIĞI MEVZUAT TAKİP SİSTEMİ
Uyumlaştırma – İç Genelgeler Duyurular
13.10.2010 Salı günü iç
kontrol toplantısı
yapılacaktır. (Tüm
Çalışanlar)
Güncel Değişikler
Performans Programı Rehberi
değişmiştir.
Kontrol Listeleri
Standart Formlar
Personellerimizden Bilgi Notları
Mevzuat Değişikleri
Resmi gazetede 3999 sayılı
Kanun Yayımlanmıştır
Sıkça Sorulan Sorunlar
İş akış Şemaları
Ön Mali Kontrol Formları
Mevzuat Araştırma – Bilgi
Geliştirme
ÖNEMLİ BAĞLANTILAR
Mevzuat Ara Emsal Ara Diğer
http://rega.basbakanlik.gov.tr/ www.danistay.gov.tr www.mahalli-idareler.gov.tr
http://www.mevzuat.gov.tr/ www.sayistay.gov.tr www.muhasebat.gov.tr
www.yargitay.gov.tr www.bumko.gov.tr
www.kik.gov.tr www.icisleri.gov.tr

1. Uyumlaştırma – iç genelgeler: İdarede uygulamaların standartlaşması, sık yapılan
hatalar için uyarıcı bilgilendirmelerin yapılması, mevzuata uyumun sağlanması
amacıyla, kısa, net ve yazılı bilgilendirmeler yapılmasıdır. Bu çalışmalar, iç denetim
birimlerinin veya hukuk işleri müdürlüğünün danışmanlığında hazırlanabilecektir. İdari
kararlıkla uygulanması sağlanmalı ve uygulanması için gerekli uyarılar da yapılmalıdır.
2. Kontrol listeleri: Hata tespit eden veya hataları önceden engelleyen kontrol listeleri,
kontrolün sistemli yapılmasını, risklerin azaltılmasını, kontrol faaliyetinin önceden
planlanmasını sağlar. Kontrol listeleri ile idare sistemli denetim yapar.
3. Standart formlar: Mevzuatımızın oldukça biçimsel olduğu düşünüldüğünde bu
formların kullanılması önem kazanmaktadır. Bu formların gruplandırılarak, kullanıcıya
sunulması, bu yöndeki sorunları çözümleyecektir.
4. Personellerden bilgi notları: Birimlerden, bilginin edinilmesi, bazı formatlara
dönüştürülmesi, etkin kullanılması yönündeki çabalar desteklenmeli, sistemli bir halde
bu destekler sürdürülmeli, okuma ve araştırma alışkanlığının birimlerde yerleşmesi bu
çabaların sistemli yürütülmesi için bazı kararlar alınmalıdır. Örneğin, tüm birimleri
ilgilendiren bir konuda sunu hazırlayan veya biriminde görev yapan arkadaşlarının da
yararlanabileceği ayrıntılı bilgi notu hazırlayan bir çalışan ödüllendirilmeli10, böyle
personellerin ürettikleri sayfada yayımlanmalıdır.
5. Sıkça sorulan sorular: Tüm idareyi ilgilendiren ve sık karşılaşılan sorular buradan
cevaplandırılmalı, özellikle bazı dönemlerde ortaya çıkabilecek uyumlaştırmalar
buradan yapılmalıdır. Örneğin, performans programı hazırlanırken bir önceki yıl yapılan
hatalar değerlendirilerek veya mali hizmetler müdürlüğüne gelen tablolar incelenerek
bir soru – cevap köşesi hazırlanabilir.
6. İş akış şemaları: Bu çalışmalarla, çalışanlar, işlem zincirinin tamamını görebilmekte,
sistemi bir bütün olarak algılayabilmektedir. Diğer taraftan, bu çalışmalarla, işin
başlangıcını (önceki işlem), sürecini (kontrol ortamı) ve sonucunu gösteren rehber
ortaya konulmakta, personel rotasyonu daha kolay uygulanmakta ve personelin çalıştığı
alan dışında sorumluluk üstlenmesi sağlanmaktadır. Kamuda çok sık görülen işine
hakim personelin “bilgi dukalığı” kurması da engellenmekte, işin sadece belli bir
bölümünü üstlenerek/öğrenerek emekli olma da ortadan kalkmaktadır. İş akış
şemalarının bu sayfada yayımlanması ve güncel tutulması sağlanmalıdır.
7. Ön Mali Kontrol Formları: Yasal zorunluluk olan ön mali kontrolün nasıl
yürütüleceğine ilişkin yönerge ve kontrol formları bu bölümde yer almalıdır.
8. Mevzuat araştırma – bilgi geliştirme: Yönetim bilgi sisteminin yeterliliği, belirli
aralıklarla tartışılmalı, uzun vadede bu yapının bilgi edinilmesinde uzmanlaşması
hedeflenmelidir. Bilgi merkezi olması amaçlandığında, aşama aşama geliştirilmesi,
eksikliklerin giderilmesi ve gerekli desteğin sağlanması oldukça önem kazanmaktadır.
9. Güncel değişikler: Sayfa sorumlusu, kamu kurumlarının sayfalarını günlük
incelemeleri, mevzuat değişikliklerini takip etmeli, birimlerden gelen bu yöndeki
tespitlerin tüm personele duyurulmasını sağlamalıdır.
10. Önemli bağlantılar: Personellerin bilgi edinme biçiminin geliştirilmesi, araştırma
yeteneğinin teşvik edilmesi buradan sağlanmalıdır. Bir sorunla karşılaşan personel,
emsal karar taramasını bilmeli, mevzuata doğrudan ulaşma becerisini, bu bağlantılar
sayesinde kazanmalıdır.
5. Sonuç
Bu çalışmada, bilgi edinme, kullanma, yorumlama konularında edilgenliğin
azaltıldığı, görev alanların bu süreçlere etkin katıldığı, bu faaliyetlere zaman ve kaynak

10 5393 sayılı Belediye Kanunun 49.maddesine göre ödüllendirme yapılabilir. Bu madde bendinde
“Sözleşmeli ve işçi statüsünde çalışanlar hariç belediye memurlarına, başarı durumlarına göre toplam
memur sayısının yüzde onunu ve Devlet memurlarına uygulanan aylık katsayının (20.000) gösterge
rakamı ile çarpımı sonucu bulunacak miktarı geçmemek üzere, hastalık ve yıllık izinleri dâhil olmak
üzere, çalıştıkları sürelerle orantılı olarak encümen kararıyla yılda en fazla iki kez ikramiye ödenebilir.”
denilmektedir.
ayrıldığı bir öneri tartışılmıştır. Uygulama safhasında daha da zenginleşebileceğini
düşündüğümüz önerimizin, yapıcı eleştirilerle somut olarak hayata geçirilebileceğine
inanmaktayız.
Yönetim bilgi sistemi sadece mevzuat bilgisine yönelik bir katkı sağlamayacak,
personellerin okuma ve araştırma çabalarını da destekleyecektir. Bu çabalara, üst
yönetim tarafından da destek olunması, sürekli ve sistemli bir çalışma içinde
yürütülmesi, yaratıcı ve yenilikçi çalışma biçimini de teşvik edecektir.