Belediyelerin Paydaş Analizi: Sorunlar ve Çözüm Önerileri

0
32

Belediyelerin Paydaş Analizi: Sorunlar ve Çözüm Önerileri

Taner ERASLAN

İç Denetçi

1. Giriş
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 2006 yılında yürürlüğe girmesiyle birlikte,
kamu idarelerinin stratejik plan hazırlaması, bu plan doğrultusunda yıllık performans programı
oluşturması ve bütçeyi de yine plan çerçevesinde kullanması zorunlu hale gelmiştir. 1
Stratejik yönetim anlayışı olarak da tanımlanabilen bu yaklaşımın başarılı olabilmesi, yönetim
sorumluluğu modelinin yerleşmesine, güçlü, etkin ve sürekli geliştirilen bir iç kontrol sisteminin
kurulmasına bağlıdır. Bununla birlikte başarı için stratejik planın, performans programının, mali yıl
bütçesinin ve faaliyet raporunun, birbiriyle uyumlu, tutarlı, gerçekçi hazırlanması ve uygulanması da
gerekmektedir.
Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini,
performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren
stratejik planın2
, uygulanabilir ve anlamlı olmasının, idare faaliyetlerine/bütçesine ışık tutmasını
sağlamasının en önemli şartının, katılımcı hazırlanması olduğu düşünülmektedir.
Stratejik plan hazırlanmasında dikkate alınacak temel mevzuat olarak,
“Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmelik”
3
ve “Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu”
4
karşımıza çıkmaktadır. Bu düzenlemeler incelendiğinde katılımcılığın
oldukça önemsendiğini, başta “paydaş analizi” gibi plan hazırlık
çalışmalarında yapılması öngörülen birçok çalışmaya yer verildiğini
görmekteyiz.
Mevzuat açısından yapılması gereken çalışmalarından biri olmakla
birlikte, plan hazırlık çalışmalarında “paydaş analizi” çalışmalar yapılarak,
katılımcılık sağlandığında, idarenin etkileşim içinde bulunduğu tarafların
görüşleri de alınmakta, bu şekilde planın uygulanabilirliğini de
artmaktadır. Dolayısıyla başarılı planlar, etkin katılımcılığın sağlandığında
ortaya çıkar şeklinde bir değerlendirme yapmak mümkündür.
Bu çalışmamızda stratejik plan çalışmalarında yapılması gereken “paydaş
analiz” i hakkında bilgiler vermeye ve bu çerçevede katılımcı yöntemle
plan hazırlanmanın önemini değerlendirmeye çalışacağız.
Çalışmamızda, katılımcılığı sağlamak için yapılan paydaş analizini
tanımlayarak, bu analizde kullanılabilecek yöntemleri ve paydaş analizi
sonrasında ortaya çıkan bilgilerin stratejik planla ilişkilendirilmesini değerlendireceğiz.

1
Bu zorunluluk, 5018 sayılı Kanun’un 9.maddesinde bulunmaktadır. Diğer taraftan, belediyeler için yine 5393
sayılı Belediye Kanunu’nun 41.maddesinde stratejik plan yapma zorunluluğuna yer verilmiştir.
2
5018 sayılı Kanun’un 3.maddesinde yer alan tanım.
3
26/5/2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.
4
Bakınız: www.sp.gov.tr
2.3.5. MAHALLİ İDARELER
Amaç ve Hedefler
998. Mahalli idarelerin daha etkin,
hızlı ve nitelikli hizmet sunabilen,
katılımcı, şeffaf, çevreye duyarlı,
dezavantajlı kesimlerin ihtiyaçlarını
gözeten ve mali sürdürülebilirliği
sağlamış bir yapıya kavuşturulması
temel amaçtır.
Politikalar
1003. Mahalli idarelerin
kaynaklarını, kamu mali yönetiminin
temel ilke ve araçları çerçevesinde
stratejik önceliklere göre tahsis
etmeleri sağlanacak, temsil ve karar
alma süreçlerine katılım
mekanizmaları da gözetilerek hesap
verebilirlik güçlendirilecektir.
ONUNCU KALKINMA PLANI
(2014-2018)
“Toplumun bütün isteklerini
karşılayabilecek tek
hükümet biçimi, bütün
halkın yönetime katıldığı
hükümettir; en küçük kamu
görevine olsun katılım
yararlıdır; her alandaki
katılma, toplumun genel
gelişme düzeyinin elverdiği
ölçüde geniş olmalıdır.”
John Stuart Mill
Çalışmamızda, Kalkınma Bakanlığı tarafından yayımlanan5
“Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları
Tasarlayan, Uygulayan ve Yönetenler İçin İyi Uygulama Kılavuzu” ile “Paydaş Anketleri: Stratejik
Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi” de kaynak alınmıştır.
2. Paydaş ve Paydaş Analizi Hakkında Genel Bilgilendirme
“Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”, kamu
idarelerinin stratejik planlama çalışmalarının katılımcı bir şekilde yürütülmesini öngörmektedir. Anılan
Yönetmelik’in 5.maddesinde planlama süreci için;
“a) Kamu idaresinin hizmetinden yararlananların, kamu idaresi çalışanlarının, sivil toplum
kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer tarafların katılımları sağlanır ve
katkıları alınır.
b) Çalışmalar, strateji geliştirme biriminin koordinatörlüğünde tüm birimlerin katılım ve
katkılarıyla yürütülür.”
İfadeleri yer almaktadır. Katılımcılığın sağlanması ise görev/hizmet/faaliyet ile etkileşim altında
bulunanların tespiti, görüşlerinin istatistiğe dayanan yöntemlerle alınması ve bu verilerin analiz
edilmesini ile gerçekleştirilmektedir. Bu çalışmalara “paydaş analizi” denilmektedir. Bu çerçevede,
paydaş ve paydaş analizini tanımlamakta fayda bulunmaktadır.
Paydaş kavramına ilişkin çeşitli kaynaklarda yer alan tanımlar aşağıdadır:
 Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan doğrudan
veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen veya kuruluşu
etkileyen kişi, grup veya kurumlardır.6
 Paydaş, bir karar, politika ya da eylemin planlanması, uygulama süreci ya
da sonucundan bir şekilde etkilenen, dolayısıyla durumla ilgileri ya da
durumdan çıkarları olan kuruluş ya da bireyleri tanımlar. Sivil toplum
kuruluşları (STK), kampanya grupları ve çıkar gruplarının yanı sıra, ilgileri ya
da çıkarları olduğunun farkında olmayan paydaşlar da bu tanıma dâhildir.7
 Kurumun ilişki içinde olduğu, bu sebeple de kurumun faaliyetlerinden
etkilenebilen ve bunları etkileyebilecek olan kişiler ve gruplardır.8
Paydaş kavramının yanında, iç ve dış paydaş kavramlarını da tanımlarsak; iç
paydaşlar, kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup
veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu
bakan, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış paydaş ise kuruluştan etkilenen veya kuruluşu
etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu
ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara
örnek olarak verilebilir.
Yukarıda çeşitli tanımlarına yer verilen paydaşlarla ilgili yapılacak bir analiz, aşağıdaki bilgileri
verecektir9
:
 Planlama sürecinin ilk aşamalarında paydaşlarla etkili bir iletişim kurularak bu kesimlerin ilgi
ve katkısının sağlanması,
 Paydaşların görüş ve beklentilerinin tespit edilmesi,

5
http://www.sp.gov.tr/tr/html/18/Kilavuz+ve+Rehberler/
6
Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu, sayfa:18
7
Kalkınma Bakanlığı, “Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan ve Yönetenler İçin İyi
Uygulama Kılavuzu”, sayfa:7, http://www.sp.gov.tr/tr/html/18/Kilavuz+ve+Rehberler/
8
Aslı ÇİLLİOĞLU, “İç ve Dış Paydaşların Değerlendirmelerine Göre Anadolu Üniversitesi’nin Kurumsal İtibarı”, ,
Yüksek Lisans Tezi, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Aralık 2010, sayfa: 10
9
Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu, sayfa:18
 Kuruluşun faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesine engel oluşturabilecek
unsurların saptanması ve bunların giderilmesi için stratejiler oluşturulması,
 Paydaşların birbirleriyle olan ilişkilerinin ve olası çıkar çatışmalarının tespit edilmesi,
 Paydaşların kuruluş hakkındaki görüşlerinin alınmasıyla kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri
hakkında fikir edinilmesi,
 Paydaşların hangi aşamada katkı sağlayacağının tespit edilmesi,
 Paydaşların görüş, öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dâhil edilmesiyle planın
bu kesimlerce sahiplenilmesi ve planın uygulanma şansının artması amaçlanır.
Stratejik plan çalışmaları kapsamında gerçekleştirilen paydaş analizinde; tespit edilen paydaşın
önemi, etki derecesi, ilgili olduğu ürün ve hizmet, paydaşa yönelik izlenecek strateji ana kütlenin
belirlenmesinde dikkate alınmalıdır.10
Dolayısıyla, paydaş analizde kullanılacak yöntem, etkin katılımcılığının sağlanmasında rol oynayacak
ve başarılı bir stratejik plan ortaya çıkmasında belirleyici olacaktır.
3. Paydaş Analizinde Kullanılacak Yöntemler
Paydaş analizi çalışmalarında, paydaşların belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve faaliyetlerle
ilişkilendirilmesinden sonra, tümünü temsil etme kabiliyetine sahip bir bölümü incelenmekte,
paydaşların tümüyle ilgili çıkarımlar yapılmaktadır.
Paydaş analizinin en önemli aracı anketlerdir. Anket yöntemi aranan
bilginin türüne, proje için mevcut olan bütçeye, zamana ve örnekleme
göre belirlenir. Anketlerde yaygın olarak kullanılan dört yöntem
bulunmaktadır:
 Yüz yüze görüşmeler,
 Telefon görüşmeleri.
 Postalanan anket formları,
 Çevrimiçi anket formları
Her bir yönteminde kendine göre artı veya eksileri bulunmaktadır. Paydaş anketlerinin sağlıklı
yapılması ve istenilen bilgilerin elde edilmesi, istatistiğe dayanan yöntemlerin uygulanmasına ve
önceden üzerinde çalışılmış bir iş programıyla hareket edilmesine bağlıdır.
Paydaş anketine ilişkin iş programına, hangi paydaşlar için hangi anket yönteminin uygulanacağı,
görev anket çalışmalarında görev alacak personelin iş dağılımı ve iş bölümü esasları, çalışmaya ilişkin
iş takvimi gibi önemli hususların yer alması gerekmektedir.
Ancak, çalışmamızda anket yöntemlerinden çevrim içi anket yöntemine ağırlıklı olarak yer vereceğiz.
Bunun nedeni, teknolojik gelişmelerden yararlanılan anket çalışmalarında maliyet oldukça düşük
olması ve anket çalışmalarından hızlı ve işlevsel sonuçlar alınmasıdır.
Çevrim içi anket, idarenin kendi bilgi işlem biriminin yardımıyla ya da bazı açık kaynak kodlu internet
araçlarıyla, anketin elektronik bir formunun hazırlanarak paydaşlara sunulmasıdır. Bu çalışmalarda
veri güvenliğinin sağlanması ve paydaşlarla uygun araçlarla paylaşılması bazı teknik bilgilerin
bulunmasını gerektirmektedir. Dolayısıyla teknik danışmanlık alınması da gerekmektedir.
Çevrim içi anket tamamlandıktan sonra elde edilen verilerin raporlanması, grafik ve tablolara
dönüştürülmesi, gelişmiş istatistik araştırma yazılımlarına aktarılması mümkündür. Hatta bazı
yazılımlar bu aktarımı anketin uygulanması sırasında anlık olarak yapabilmektedir. Ancak bu tür

10 Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi,
Kalkınma Bakanlığı, sayfa:8, www.sp.gov.tr
“Hedefler Geleceği
Belirlemez; Hedefler Ancak
Geleceği Oluşturmak İçin
Kuruluşun Kaynaklarını Ve
Enerjisini Yönlendirmenin
Araçlarıdır.”
PETER DRUCKER
olanaklar, kullanılan yazılımın diğer yazılımlarla uyum düzeyi ile ilişkilidir. Kullanılan yazılım, anket
sonrası kullanılacak diğer yazılımlarla uyumsuzsa bu tür aktarımlar sorun yaratabilir.
Çevrim içi anketlerin sağladığı diğer bir olanak, uygulanan anket sürecine ilişkin paydaş izlenimlerinin,
beklentilerinin ve önerilerinin ayrıca toplanabilmesidir. Bu şekilde, anket ekibi öz değerlendirme
sürecini de çevrim içi bir şekilde gerçekleştirebilmektedir.
3.1. Çevrim İçi Anketlerinden Beklenen Faydalar:
Çevrim içi anketlerin hızlı, maliyetinin düşük, güvenli ve rapor sürecinin kısa olması nedeniyle, paydaş
analizinde yararlanılması gerektiği düşünülmektedir. Bu alanda hizmet veren çeşitli internet siteleri
incelendiğinde, çevrim içi anketleriyle yapılabilecekler aşağıda belirtilmiştir11
:
Tek sorulu veya birden fazla soru içeren anketler oluşturulabilmektedir,
Ankete zaman sınırı konulabilmekte, IP ya da cookie kontrolü ile tekrarlı katılım
engellenebilmektedir,
Anketlerde sakla çık, geri tuşu, soru numaralama, ilerleme çubuğu gibi özellikler
verilebilmektedir,
Yorum, görüş ve değerlendirme alanları yaratma imkanı bulunmaktadır,
Anlık raporlar kullanabilir ya da cevapları spss, xml, excel formatlarında dışarı aktarılarak, özel
raporların oluşturulması mümkündür,
Çevrim içi anketler hazırlanırken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir12
:
Anketlerin paydaşlara resmi yazı ile gönderilmesi durumunda, anketin yerine ulaşıp
ulaşmadığı ya da beklenen kişi tarafından doldurulup doldurulmadığı takip edilmelidir.
Anketin bireylere gönderilmesi durumunda, anketin kurumun en üst amiri tarafından
imzalanmış, güven telkin eden bir resmi yazı ile gönderilmesi gerekmektedir.
Anket formu ilk bakışta katılımcıda özen hissi yaratan bir tasarıma sahip olmalı, gerekirse özel
bir kâğıda basılmalıdır.
Anket geri dönüşlerinin sağlıklı takibi için, her bir anket formuna bir takip numarası verilerek,
kaç anketin geri döndüğü, geri dönmeyen anketlerin hangi paydaşlara ait olduğu takip
edilmelidir.
Anketi cevaplaması istenen belirli bir birim ya da kişi varsa, bu resmi yazıda mutlaka
belirtilmeli, gerekirse telefonla doğru kişinin anketi cevapladığı teyit edilmelidir.
Anketi doldurması beklenen kişi, üst düzey bir yönetici ise, ya anketi uygulayan kurumun
eşdeğer unvan sahibi bir yöneticisi tarafından doldurulması sağlanmalı ya da yüz yüze anket
yöntemi uygulanmalıdır.
Anketlerin cevaplayanlar tarafından geri postalanması bekleniyorsa, anket formu ile birlikte
posta ücreti ödenmiş bir basılı zarf gönderilebilir ya da anketlerin belirli bir günde adı ve
kimliği belirtilmiş bir görevli tarafından toplanacağı, resmi yazıda belirtilebilir.
Anket sisteminin sağlıklı işlemesi için başvurulan bir yöntem de, anketin bir resmi
görevlendirme yazısı eşliğinde, görevli bir kişi tarafından anketi cevaplayacak kişiye teslim
edilmesi, anketin cevaplanmasının beklenmesi ve cevaplanan anketin kuruma geri
götürülmesidir. Ancak, bu yöntemde iyi işleyen bir randevu sisteminin oluşturulması gerekir.

11 Bu bölümün oluşturulmasında (http://www.surveey.com), (http://www.survs.com),
(http://www.pollemik.com), (http://www.anketix.com/) v.b adresli internet sitelerindeki bilgilerden
yararlanılmıştır.
12 Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi,
Kalkınma Bakanlığı, sayfa:15, www.sp.gov.tr
Çevrim içi anket uygulamalarında, doğrudan e-posta gibi araçlar kullanılarak, muhatapların
anketi doldurmaları sağlanmalıdır.
Çevrim içi anket uygulamasında, anketin geri dönüş etkinliğini arttırabilmek amacıyla yine
ayrıca bir resmi yazı ile bildirimde bulunulabilir, varsa anketin bulunduğu internet sayfası
bildirilir.
Çevrim içi olarak tasarlanan anketin çözünürlüğünün, tasarımının ve kullanıcı dostu
olmasının, anketin ciddiye alınmasında etkili olduğu unutulmamalıdır.
Anketin e-posta yoluyla gönderilmesi durumunda ise önceden gönderilen e-posta adresinin
aktif olarak kullanılıp kullanılmadığı teyit edilmelidir.
Anketin gönderileceği e-posta adresinin kurumda görevli bir kişiye mi yoksa kurumun
kendisine mi ait olduğu da iyi tespit edilmelidir.
3.2. Diğer Anket Yöntemleri
Çevrim içi anket uygulaması dışında, aşağıdaki yöntemler de uygulanabilir. Söz konusu yöntemlerin
avantajları, dezavantajları ve uygun idare/kurum aşağıdaki tabloda gösterilmiştir13
.
Anket
Türü Avantajlar Dezavantajlar Uygun
Kurum/Birim
Yüz Yüze
Genellikle yüksek bir cevap ve geri
dönüş oranı ile sonuçlanır.
Anketörler, ankete katılmayanların
özelliklerini ve geri çevirme
nedenlerini belgeleyebilir.
Uygulama sırasında cevaplayıcının
soruları eş zamanlı çözülür ve veri
eksiksiz olarak toplanır.
Anketörlerin işe alımı ve eğitimi zaman
alır ve masraflıdır.
Görüşme başına düşen maliyet pahalıdır.
Kurum ve birim
yöneticileri gibi
karar vericiler.
Telefonla
Yüksek cevap oranlarına ulaşmak
mümkündür.
Anketörler, ankete katılmayanların
özelliklerini ve geri çevirme
nedenlerini belgeleyebilir.
Sonuçları hızla elde edilir.
Yüz yüze görüşmelerden daha az
maliyetlidir ama posta
anketlerinden daha masraflıdır.
Bazen anket uygulanacak kişilere
ulaşmak zahmetli olur.
Uzun ve/veya karmaşık sorulardan
kaçınılmalıdır çünkü ankete katılanlar
için soruları ve soru kategorilerini akılda
tutmak zordur.
Orta düzey
yöneticiler.
Postayla
Sosyal istenirlik eğilimi en aza
indirilir.
İdari maliyetler ve ankete katılan
kişi başına düşen maliyetler önemli
ölçüde düşürülür.
Ankete katılmayanların demografik
bilgilerini, temel özelliklerini ve/veya geri
çevirme nedenlerini belirlemek her
zaman mümkün değildir.
Geri gelen anket formlarında bazı sorular
tam olmayabilir.
Tamamlanmış anket formlarını almadan
önce geçen zaman çok uzun olabilir (1-3
ay).
Kurum ve birim
çalışanları
4. Kurum İçinde Çalışma Yöntemine İlişkin Öneriler
Kurum içinde paydaş analizi yapılırken aşamaların izlenmesi yerinde olacaktır.
1. Stratejik planlama ekibi ile paydaş analizi çalışmasının içeriği, amacı ve ulaşılması beklenen
sonuçlarının paylaşılması, tartışılması ve yol haritasının (iş programının) belirlenmesi,
2. Stratejik planda görevli olan personel arasında işbirliği/işbölümü yapılması,

13 Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi,
Kalkınma Bakanlığı, sayfa:13, www.sp.gov.tr
3. Teknik danışmanlık ihtiyacı olup olmadığı, varsa alınacak teknik desteğin içeriğinin
belirlenmesi,
4. İdarenin faaliyet/hizmet/görev alanlarının belirlenmesi, (bu çalışmada iş süreçlerinden
yararlanılması bunlar yoksa birim çalışma yönetmeliklerinden bilgi toplanması
gerekmektedir.)
5. Dış paydaşların belirlenmesi ve faaliyet/hizmet/görev alanlarıyla ilişkilendirilmesi,
6. İç paydaşların gruplandırılması ve anket yönteminin belirlenmesi,
7. Dış paydaşlarla etkin, hızlı ve katılımcı anket çalışmalarına başlanması ve yazışmaların
yapılması
8. İç ve dış paydaş anket sonuçlarının raporlanması,
9. Paydaş analizi için yardımcı olacak diğer verilerin (kamuoyu araştırmaları, yayınlar vb.)
incelenmesi,
10. Stratejik planlama ekibi ile sonuçların değerlendirilmesi ve planda yer bulması
Paydaş analizinde izlenmesi gereken adımların başında iç ve dış paydaşların belirlenmesi gelmektedir.
Çalışmamızda ayrı bir başlık altında buna ilişkin değerlendirmemizi sunacağız. Ancak aşağıdaki adımlar
da paydaş analizinin önemli adımlarıdır.
Paydaşların Önceliklendirme: Paydaşların tümü ile ayrıntılı ve etkili bir iletişimin imkansız olması
veya paydaşların idare ile etkileşimin önemlilik seviyesine göre paydaşların önceliğini ifade eder.
Paydaş önceliklendirmede kullanılacak tablo örneği;
Paydaş Adı İç/Dış Paydaş Neden Paydaş Önceliği
Paydaşların Değerlendirilmesi: Paydaşların değerlendirilmesine ilişkin aşağıdaki sorular bazında bir
inceleme yapılmasıdır.
Paydaş, kuruluşun hangi faaliyeti/hizmeti ile ilgilidir?
Paydaşın kuruluştan beklentileri nelerdir?
Paydaş, kuruluşun faaliyetlerini/hizmetlerini ne şekilde etkilemektedir?(olumlu-olumsuz)
Paydaşın kuruluşu etkileme gücü nedir?
Paydaş, kuruluşun faaliyetlerinden/hizmetlerinden ne şekilde etkilenmektedir? (olumluolumsuz)
Paydaş-Ürün/Hizmet Matrisi: Paydaşlarla, idarenin sunduğu hizmetlerin (faaliyet/görev)
ilişkilendirilmesidir.
Paydaş Adı Faaliyet 1 Faaliyet 2 Faaliyet 3
Paydaş 1
Paydaş 2
Paydaş Etki/Önem Matrisi: Öncelikli paydaşlarla gerçekleştirilecek çalışmaların niteliğinin
belirlenmesidir. Bu matriste etki, paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme,
destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, önem ise kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin
karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder.
Etki
Önem
Zayıf Güçlü
Önemsiz İzle Bilgilendir
Önemli
Çıkarlarını gözet,
çalışmalara dahil et Birlikte çalış
5. Hedef Kitlenin ya da İç/Dış Paydaşların Belirlenmesi
5.1. Dış Paydaş Listesi İçin Kaynaklar
Dış paydaş listesi; idarenin etkileşim halinde bulunabileceği kurum, kuruluş, dernek, şirket, vakıf v.b
tüzel kişilikleri ifade etmektedir. Bunun dışında, idarede yapılmış kamuoyu araştırma sonuçları varsa
bunlardan da yararlanılabilecektir. Diğer taraftan, vatandaş memnuniyet anketleri ile idarenin
elektronik ortamda yaptığı anketler de incelenmelidir.
Ayrıca dış paydaşların görüşlerini yansıtmaya yönelik yapılan verilere ilişkin kitap, broşür veya basılı
diğer her türlü yayın da araştırılmalıdır. Örneğin, İstanbul’da Yaşam Kalitesi Araştırması, (Yrd. Doç. Dr.
Murat ŞEKER, İTO Yayınları, İstanbul 2011) adlı kitap, saha araştırmasına dayanmakta ve ilçe
belediyeleri hakkında önemli bilgiler vermektedir.
Bu tür yayınlarda karşılaştırma analizi yapılabilmekte, aynı kategori içindeki idarelerin verileri
sıralanarak önemli inceleme alanları yaratılmaktadır.
Dış paydaş listesi oluşturmaya yönelik bazı kaynaklar aşağıdadır:
NİTELİĞİ BİLGİ KAYNAĞI
Siyasi Partiler http://www.yargitaycb.gov.tr/Partiler/
Kamu Yararına Çalışan Dernekler http://euygulama.dpb.gov.tr/devletteskilati/kontrollu/KKMeslekDernek.aspx?tur=1
Meslek Federasyonları http://www.tesk.org.tr/tr/org/federasyon.php
Vakıflar http://www.gib.gov.tr/index.php?id=406
Mesleki Odalar http://www.tesk.org.tr/tr/guncel/meslekioda.php
Esnaf ve Sanatkarlar Odaları Birliği http://www.tesk.org.tr/tr/org/birlik.php
Kamu Kuruluşları İlgili web sayfası
Kalkınma Ajansı İlgili web sayfası
Üniversiteler İlgili web sayfası
5.2. İç Paydaş Listesi İçin Kaynaklar
İç paydaş analizinin yapılması kurum içi analizi, kurumsal özeleştiri veya kurum öz değerlendirme
yapılmasını ifade eder. İç paydaş anket formu; çalışan memnuniyetini, çalışma koşullarını, kurum
çalışanlarının kurum hakkındaki görüş ve ileriye dönük beklentilerini belirlemek amacıyla
oluşturulmuştur.
Bu anket yöneticilerin, çalışanlarının fikirleri doğrultusunda daha sağlam kararlar verebilmelerini
sağlamayı hedeflemekte, stratejik planlama dahilinde gerekli bilgilere ulaşmak için sorulan sorular ile
ileriye yönelik atılması gereken adımlar konusunda yol göstermektedir.
Belediyeyi en iyi bilen kişiler olan çalışanlar, yaptıkları durum değerlendirmesi ile stratejik planlama
ekibine tecrübelerini bu anket vasıtasıyla aktaracaklardır.
Diğer taraftan, iç paydaş analizi ile yönetim becerileri, üst yönetim yeterliliği de test edilerek, bu
alandaki somut beklentiler veya değerlendirmeler de alınmaya çalışılacaktır. Üst yönetimden vizyon
ve misyon bildiriminin ne olması gerektiği, stratejileri hakkındaki görüşleri ve kurumu etkileme güçleri
hakkında değerlendirmeleri alınacaktır.
Ayrıca, yöneticilerin aşağıdaki konulardaki mevcut durumları da anket yoluyla değerlendirmeye tabi
tutulacaktır:
Sorumluluk alma, yenilikçi olma, karar verme, ilişki yönetme, verimliliği artırmak, zamanı
etkin kullanmak, motive edebilmek, kurum içindeki çatışmaları yönetebilmek, ikna edebilmek, uygun
takımı kurabilmek ve yönetebilmek, iletişim becerisine sahip olmak,
Problem çözmede yetenekli olmak, strateji geliştirmek ve uygulamak, sosyal kurallar ve
protokol konusunda yeterli olmak, personelin iş doyumunu, işe bağlılığını, dolayısıyla performansını
artırmak,
Yaratıcılığı teşvik etmek, doğru ve yerinde karar verebilmek, proje planlamak ve yönetmek,
yönetmek yerine liderlik etmek,
Yukarıdaki konuların tespitine yönelik sorular, alanında uzman kişiler tarafından hazırlanmalıdır. Bu
konuda gerekirse, insan kaynakları uzmanı gibi değişik danışmanlıklardan da yararlanılmalıdır.
Bu kapsamda iç paydaş anketinde yer alabilecek soru örnekleri aşağıda verilmiştir:
Yöneticiler elektronik ortamda iş atama ve görev takibi yapıyor mu?
Kurumsal mail adresinizi sürekli kullanılıyor mu?
Müdürlük içi elektronik mail grubu var mı?
Belediye internet ortamını etkin kullanıyor mu?
Kullandığınız mobil uygulamalar var mı?
Konumlandırma çalışmalarından yararlanıyor musunuz?
Şifre değişikliklerini periyodik inceleniyor mu?
Office uygulamaları etkin kullanılıyor mu?
Envanter kayıtları bilgisayar ortamında sürekli kontrol ediliyor mu?
Şifrenizi diğer personel de kullanabiliyor mu?
Şifreler rol bazlı yetkilendirilmiş mi?
Kayıt değiştirildiğinde yönetici onayı gerekiyor mu?
Müdürlük içi teknolojik olanaklardan yararlanıyor musunuz?
Sosyal medya kullanıyor musunuz?
Virüs kontrolleri yapıyor musunuz?
Faaliyetleriniz için fayda/maliyet analizi yapıyor musunuz?
Planlamada bilimsel çalışmalar yapıyor musunuz?
Faaliyetleriniz için izleme çalışmaları yapıyor musunuz?
6. Paydaş Analizi Sonuçlarının Değerlendirilmesi ve Stratejik Planda Yer Bulması
Aşağıdaki tablo ise paydaşlarla yapılan analiz sonrasında belirlenen paydaşlarla, stratejik planla ortaya
konulan faaliyetlerin ilişkilendirilmesine yönelik bir çalışma matrisini vermektedir. Bu tablo, paydaş
analizi sonuçlarının, faaliyetlerin oluşturulması, GZFT Analizi14 yapılması ve çevre analizi ile sınırlı
olmadığını, faaliyetlerin gerçekleşmesinde de kullanılabilecek bazı verilerin elde edilebileceğini
göstermektedir15
.

14 Güçlü Yönler- Zayıf Yönler, Tehditler-Fırsatlar Analizi
15 Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi,
Kalkınma Bakanlığı, sayfa:13
Paydaş analizinde elde edilecek sonuçlar, stratejik planın en önemli verilerini ortaya koyacaktır.
Paydaş analizinin stratejik plana yapabileceği katkılar aşağıda gösterilmiştir.
a) GZFT Analizi İçin Veriler: İdare içsel ve dışsal açıdan bir değerlendirmeye tabi tutulduğu için,
GZFT analizinde yer alabilecek en anlamlı sonuçlar buradan çıkacaktır. Ancak, paydaş
analizindeki sonuçların gerekli incelemeden geçirilerek stratejik planın bu alanında
değerlendirilmesi yerinde olacaktır. Örneğin, itfaiye fonksiyonu olmayan bir belediyeye bu
alanda eksikliğinin bulunduğunu bildirilmesi önemsenmeyeceğinden, görev, yetki ve
sorumluluk alanı açısından mutlaka ortaya çıkan sonuçlar irdelenmelidir.
b) Hedef, Strateji ve Faaliyet Alanları İçin Veriler: Katılımcılığın bir unsuru olarak, özellikle dış
paydaşların idareden beklentileri, öncelikle giderilmesi istenilen ihtiyaçlar, ağırlık verilmesi
istenilen faaliyetler ya da sunulması beklenen hizmetler bu yolla rahatlıkla alınabilecektir. İç
paydaşlar açısından da kurum içi eksikliler, yönetim becerilerinin test edilmesi, sisteme ilişkin
önerilerin alınması gibi oldukça fazla sonuçlar elde edilebilecektir.
c) Çevre analizi için veriler: Bu analizle aşağıdaki bilgilere ulaşılmaya çalışıldığından bu konularda
iç/dış paydaşların görüşlerini de almak mümkün olacaktır;
c.1. Kuruluşun faaliyet alanında dünyadaki durum ve gelişmeler,
c.2. Kuruluşun faaliyet alanında ülkemizdeki durum ve gelişmeler,
c.3. Dünyada ve ülkemizdeki temel eğilimler ve sorunlar arasında kuruluşu yakından
ilgilendiren kritik konular ve bu konuların kuruluşu nasıl ve ne yönde etkileyeceği,
Paydaşlar Projeye ilgileri Etki ve eylem ihtimali Destek sağlamak ya da
direnci azaltmak için
potansiyel taktikler
Faaliyetleri etkileyecek ya
da faaliyetlerden
etkilenecek bütün bireyleri,
grupları ve kurumları
listelenecektir.
Kurum içi paydaşları da
belirlemek üzere ortak çıkar
grupları, birbiriyle ilişkili
gruplar ve ortak özellik
gösteren gruplar
listelenecektir.
Paydaşların faaliyetlerle
ilgili özgül çıkarlarının neler
olabileceği saptanmaya
çalışılacaktır. Örneğin:
• Faaliyetlerin onlara nasıl
bir yararı olabilir?
• Faaliyetler sonucunda ne
tür değişiklikler yapmaları
gerekebilir?
• Faaliyetler hangi yönleri
anlaşmazlığa neden
olabilir?
• İtibarları faaliyetlerden
nasıl etkilenebilir?
Bu çıkarların faaliyetlerin
başarısı için önemini
değerlendirilmesi
istenecektir.
• Faaliyetlerin başarısı için
paydaşın oynaması gereken
rol nedir?
• Bu rolü oynama
ihtimalleri nedir?
• Bir paydaşın faaliyete
olumsuz yaklaşması ihtimali
ve bunun olası etkileri
nedir?
Destek artırmak ve direnci
azaltmak için ne tür
taktikler uygulanabileceğini
düşünün, örneğin:
• Farklı paydaşlara nasıl
yaklaşmanız gerekiyor?
• Onları harekete geçiren
nedir?
• Ne tür bilgiye ihtiyaçları
olabilir?
• Onlarla iletişime geçmek
için en iyi yol nedir?
• Planlama sürecine ne
kadar dâhil edilmelidirler?
• Olumsuz bir paydaş
üzerinde olumlu etki
yaratabilecek nüfuza sahip
farklı grup ya da bireyler
var mı?
• Projeyi destekleme
ihtimalleri yoksa ortaya
koyacakları muhalefet nasıl
yönetilmelidir?
• Görüşlerinden başka
kimler etkilenebilir ve
olumsuz etkiler nasıl
azaltılabilir?
c.4. Kuruluşun faaliyetleri ve alanıyla ilgili kalkınma planı, sektörel ve bölgesel plan ve
programlarda yer alan amaç, ilke ve politikalar ve bunlar arasındaki uyum,
c.5. Kuruluşun karşılaşabileceği riskler ve belirsizlikler
7. Sonuç ve Değerlendirme
Katılımcı yönetim anlayışı, stratejik yönetim anlayışının temel unsurudur. Katılımcılığın sağlanmasında
kullanılması gereken birçok araç bulunmaktadır. Söz konusu araçlar bazen teknik danışmanlık almayı
bazen kurum içi olanları etkin kullanmayı gerektirmektedir.
Dolayısıyla, stratejik planlama ekibine oldukça önemli görevler düşmektedir. Stratejik planlama süreci
için iş programının yapılması, ihtiyaçların belirlenmesi, danışmanlık ve/veya eğitim alınacak alanların
tespit edilmesi, bu ekibin asli işidir. Bu çalışmalarla birlikte yeni teknolojik gelişmelerden
yararlanılması, örneğin çevrim içi anketlerle hızlı, maliyeti düşük ve işlevsel sonuçlar alan yöntemlerin
uygulanması da önem arz etmektedir.
Tüm bu çalışmalar, önceliklerin belirlenmesinde, ihtiyaç/beklenti/istek belirlenirken paydaşların da
görüşlerinin alınması, katılımcılığı arttırarak, planların uygulanabilirliğini arttıracaktır.
Kaynakça:
Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu
Performans Programı Hazırlama Rehberi 2009
Faaliyet Raporları Değerlendirme Rehberi 2014
Performans Bilgisi Denetimi Rehberi 2014
Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan Ve Yönetenler İçin İyi Uygulama
Kılavuzu
Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama Ve Analiz
Rehberi