Belediyelerin Kullandığı Avansların Usulsüz Mahsubu

0
19

Belediyelerin Kullandığı Avansların Usulsüz Mahsubu

Taner ERASLAN

İç Denetçi

1. Avans nedir?
Mülga 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanunu’nun 7 nci maddesinde Devlet gideri, bütçe içinde,
Devlet adına yapılan veya özel bir kanunla yapılması öngörülen bir hizmet karşılığı olmak üzere
Devletin zimmetinde gerçekleşen borç olarak tanımlanmıştı.
5018 Sayılı Kamu Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 3/h maddesinde ise Devlet gideri yerine kamu
gideri kavramına yer verilerek, kanunlarına dayanılarak yaptırılan iş, alınan mal ve hizmet bedelleri,
sosyal güvenlik katkı payları, iç ve dış borç faizleri, borçlanma genel giderleri, borçlanma araçlarının
ıskontolu satışından doğan farklar, ekonomik, mali ve sosyal transferler, verilen bağış ve yardımlar ile
diğer giderler olarak tanımlanmıştır.
Bu hükümlere göre bütçe giderinin yapılmasında ilke, mal veya hizmetin alınmasından sonra ilgili
idarelerce malın alındığını, hizmetin yapıldığını gösterir kanıtlayıcı belgelerin ödeme evrakı ekine
bağlanması suretiyle ödemenin yapılmasıdır.
Bu kuralın bir istisnası, Mülga 1050 sayılı Kanunun değişik 83 üncü ila 90 ıncı maddeleri arasında,
5018 Sayılı Kanun’un ise 35.maddesinde düzenlenen avans ve kredilerdir. 5018 Sayılı Kanun bu
uygulamayı ÖN ÖDEME olarak tanımlanmıştır.
2. Avans alınmasının şartları nelerdir?
Avans alınabilmesi için;
a) İlgili kanununda öngörülmüş olması,
b) Ön ödeme yapılacak giderin, gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi
veya zorunlu giderlerden olması,
c) İlgili bütçe tertibinden yeterli ödeneğin harcama biriminde mevcut olması ve bu ödeneğin, ön
ödemenin mahsubu yapılana kadar saklı tutulması,
ç) Başbakanlık, Maliye Bakanlığı ve ilgili bakanlıklarca yayımlanan tasarruf tedbirleri ve uygulama
talimatlarında belirtilen hususlara uyulması, gerekmektedir.
3. Avans mahsubu nasıl yapılmalıdır?
Avans mahsubunda ciddi hatalar yapılmaktadır. Şöyle ki, her mutemet ön ödemelerden harcadığı
tutara ilişkin kanıtlayıcı belgeleri, ilgili kanunlarında belirtilmemiş olması halinde avanslarda bir ay,
kredilerde üç ay içinde muhasebe yetkilisine vermek ve artan tutarı iade etmekle yükümlüdür.
Ön ödeme uygulamasının bir alım usulü olmaması sebebiyle ön ödeme yapılacak mal veya hizmet
alımlarında, alımların idarelerin tabi oldukları ihale mevzuatı hükümlerine göre yapılması, mal
alındığının veya hizmetin gerçekleştirildiğinin ihale mevzuatına uygun olarak görevlendirilmiş kişi veya
komisyonlarca onaylanması gerekir.
Ayrıca, ön ödemenin kesin ödemeye dönüştürülmesinde verilen avansın veya açılan kredinin
mahsubunda kullanılacak gerçekleştirme belgelerinin, Mahalli İdareler Harcama Belgeleri
Yönetmeliğinde öngörülen belgelerden olması esastır.
Mahalli İdareler Harcama Belgeleri Yönetmeliğinin 4.maddesinde;
“b) Ön ödemelerde;
1) Avans veya kredi suretiyle yapılacak ön ödemelerde; harcama talimatı, ihale mevzuatına
göre yapılacak alımlarda onay belgesi,” düzenleneceği yine söz konusu Yönetmeliğin
4.maddesinde;
“a) Kesin ödemelerde; bütçeden nakden veya mahsuben yapılacak kesin ödemelerde
Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği ekindeki Ödeme Emri Belgesine harcamanın
çeşidine göre bu Yönetmeliğin ilgili maddelerinde belirtilen belgeler kanıtlayıcı belge olarak
eklenir.”
denildiğinden avans ve kredi mahsuplarında Yönetmelikte belirlenen kanıtlayıcı belgeler
eklenir.
Diğer taraftan, Ön Ödeme Usul ve Esasları Hakkında Genel Tebliğ (Sayı: 2007/1, 08/03/2007 tarihli ve
26456 sayılı Resmi Gazete) ise aşağıdaki düzenlemeleri içermektedir:
“(4) Ön ödeme uygulamasının bir alım usulü olmaması sebebiyle ön ödeme yapılacak mal
veya hizmet alımlarında, alımların idarelerin tabi oldukları ihale mevzuatı hükümlerine göre
yapılması, mal alındığının veya hizmetin gerçekleştirildiğinin ihale mevzuatına uygun olarak
görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması gerekir.
(5) Ayrıca, ön ödemenin kesin ödemeye dönüştürülmesinde verilen avansın veya açılan
kredinin mahsubunda kullanılacak gerçekleştirme belgelerinin, Merkezî Yönetim Harcama
Belgeleri Yönetmeliğinde öngörülen belgelerden olması esastır.”
5. Usulsüzlük Olasılıkları ve Sonuçları
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun Muhasebe hizmeti ve muhasebe yetkilisinin
yetki ve sorumlulukları başlıklı 61.maddesinde aşağıdaki hükümlere yer verilmiştir:
“Muhasebe yetkilileri ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve eki belgeler üzerinde;
a) Yetkililerin imzasını,
b) Ödemeye ilişkin ilgili mevzuatında sayılan belgelerin tamam olmasını,
c) Maddi hata bulunup bulunmadığını,
d) Hak sahibinin kimliğine ilişkin bilgileri,
Kontrol etmekle yükümlüdür.
Muhasebe yetkilileri, ilgili mevzuatında düzenlenmiş belgeler dışında belge arayamaz.
Yukarıda sayılan konulara ilişkin hata veya eksiklik bulunması halinde ödeme yapamaz.
Belgesi eksik veya hatalı olan ödeme emri belgeleri, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en
geç bir iş günü içinde gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderilir.
Hataların düzeltilmesi veya eksikliklerin giderilmesi halinde ödeme işlemi gerçekleştirilir.”
Yukarıdaki mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde, mevzuatında belirtilen kanıtlayıcı belgeler
düzenlenmeden ödeme yapılması mümkün bulunmamaktadır.
Bu nedenle, avans olarak alınan para, mutemet tarafından harcanma aşamasında, harcamanın
çeşidine göre kanıtlayıcı belge düzenlenmesi gerekmektedir.
Bu husus zorunlu değil Yönetmelik’teki “esas olduğu” şeklindeki ifade nedeniyle, duruma göre
mutemetçe değerlendirilmesi gerekecektir.
Diğer bir ifade ile piyasa araştırması yapılmasına yeterli süre bulunmayan bir harcamada ilgili
kanıtlayıcı belge aranmayacaktır.
Bazı belediyelerde avans kullanılması, oldukça yaygınlaşmıştır. Bunun nedeninin avans kullanımının
bir alım şekli olarak değerlendirilmesinden kaynakladığı düşünülmektedir.
Diğer taraftan, avans kullanan mutemet emanetindeki parayı kullandıktan sonra, sadece fatura ile
avansın mahsubu yapmaktadır. Hatta bazı belediyelerde zorunlu olmasına rağmen taşınır işlem fişi
bile düzenlenmemektedir.
Alınan avans için zorunlu bir gerekçe olmadıkça fiyat araştırması yapılmalı ve harcama belgeleri
mevzuatının gerektirdiği kanıtlayıcı belgeler düzenlenmelidir.