Belediye Faaliyet Raporu, Belediyenin Fotoğraf Albümü Mü?

0
36

Belediye Faaliyet Raporu, Belediyenin Fotoğraf Albümü Mü?

Taner ERASLAN

İç Denetçi

Birçok belediyenin hazırlayarak kamuoyuna sunduğu faaliyet raporları incelendiğinde, bol fotoğraf ve
iyi bir tasarım göze çarpmaktadır. Rapor içeriğinde ise çoğunlukla yapılan işlere, sunulan hizmetlere
ve üstlenilen görevlere ilişkin bilgiler bulunmaktadır.
Ancak, faaliyet raporu mali mevzuatta tanımlanmış ve hangi bilgileri içermesi gerektiğine ilişkin de bir
yönetmelikle açıklama yapılmıştır.
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu ile tüm kamu idarelerinde stratejik planı ile bu
planın yıllık dilimlerini göstermek üzere performans programı hazırlama zorunluluğu getirilmiştir.
Bütçe ile bu raporlar sayısallaşmaktadır. Faaliyet raporu ise bu ilişkinin doğru kurulup kurulmadığı,
tahmin ile gerçekleşme arasındaki farkı ve eğer varsa sapmaların nedenlerinin kamuoyuna açıklandığı
bir rapor olarak karşımıza çıkmaktadır.
Bilindiği üzere, faaliyet raporları, 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 56.maddesi gereği, 5018 sayılı
Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununun 41 inci maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen
biçimde; stratejik plân ve performans programına göre yürütülen faaliyetler ve belirlenmiş
performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini
ve belediye borçlarının durumunu açıklayacak şekilde hazırlanması gerekmektedir.
Diğer taraftan, 5018 sayılı Kanun’un 41.maddesine dayanılarak çıkarılan Kamu İdarelerince
Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik ile de söz konusu faaliyet raporların şekil ve
içeriğine ilişkin standartlar belirlenmiştir.
Ancak, stratejik plan için bir kılavuz, performans programı için de bir rehber olmasına karşın, faaliyet
raporunun nasıl hazırlanacağına ilişkin rehber veya kılavuz bulunmamaktadır.
Bu nedenle, genel başlıkları verilen faaliyet raporlanın ayrıntıda hangi tablo veya açıklamalarla
hazırlanacağına ilişkin bir mevzuat bulunmamaktadır.
Yine de faaliyet raporunun gerek kanunlarındaki hazırlanış amacı gerekse yönetmelikteki başlıklardan
yola çıkılarak, performans ve bütçe tahminlerinin gerçekleşme durumunun açıklandığı bir rapor
olması gerektiği sonucuna ulaşmak mümkündür.
Yukarıdaki mevzuat hükümleri doğrultusunda hazırlanacak olan faaliyet raporunun, nisan ayı
toplantısında Başkanlık Makamı tarafından meclise sunulacağından, harcama birimlerine ilişkin
(büyükşehirlerde daire başkanı, il ve ilçe belediyelerinde müdürlükler) ait Birim Faaliyet Raporlarının
mevzuata uygun ve belirli standartlarla mali hizmetler birimine gönderilmesi gerekmektedir.
Faaliyet raporlarına ilişkin mevzuat düzenlemeleri incelenerek ortaya konulan ve aşağıda belirtilen
kurallara uyulması, standartlaşmanın sağlanması, kamuoyuna doğru ve tam bilgi verilmesi ve
mevzuata uygunluğun sağlanması açısından oldukça önemli olup, Birim Faaliyet Raporlarında bu
yönde eksiklik olması durumunda Mali Hizmetler Müdürlüğünce kabul edilmemesi, süresinde
göndermeyenler için de gerekli idari yaptırımlar uygulanması gerekmektedir.
Bu nedenle, öncelikle uygulama birliğinin sağlanması gerekmektedir. Diğer taraftan başarılı bir
faaliyet raporu için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesinin yerinde olacağını düşünmekteyim:
1. Harcama birimlerine gönderecekleri birim faaliyet raporlarının bölüm ve alt başlıkları, Yönetmeliğin
19.maddesine uygun bir şekilde düzenlenmiş olması gerektiğinden, “Birim Faaliyet Raporunun” bu
içerikte hazırlanması, ayrı başlık ve bölümlendirme yapılmaması gerekmektedir.
2. Birim faaliyet raporlarında, metin içeriklerinde ifade bütünlüğünün sağlanması ve idare faaliyet
raporu oluşturabilmesi için yapılacak birleştirme zorlaştırmayacak uygun bir standartta doldurulması
tabloların doldurulması gerekmektedir.
3. Verilen bilgilerin doğru ve ölçülebilen verilere dayanmasına özen gösterilmeli, mevzuata ilişkin
atıfların güncel olması da kontrol edilmelidir.
4. Fiziki bilgiler, Taşınır Mal Yönetmeliğinin 34.maddesi gereği hazırlanan, Harcama Birimleri Taşınır
Mal Yönetim Dönemi Hesabıyla uyumlu bir şekilde doldurulmalıdır.
5. Mali bilgiler kısmına ilişkin yer verilen bilgiler için, bütçe tahminleri, gerçekleşmeleri incelenmeli bu
yönde sağlıklı ve tam bilgi vermelidir. Mali denetim sonuçlarına ise cari yılda gerçekleştirilen
denetimlerden harcama birimini ilgilendiren kısımlarla ilgili bilgi verilmelidir. Örnek tablo aşağıda
verilmiştir:
XXX KALEM MÜDÜRLÜĞÜ
Birim Bütçe Performansı
GİDERLER
(Ekonomik Kodlama
I.Düzey)
Bütçe Kararnamesi Yıl Sonu
Harcama
C2/
B2
(%)
1. Personel Giderleri 1.000 800 80
2. SGK Devlet Primleri
3. Mal ve Hizmet Alımı
4. Faiz Giderleri
5. Cari Transferler
6. Sermaye Giderleri
7. Sermaye Transferleri
8. Borç verme
TOPLAM 1.000 800 80
6. Performans Bilgileri bölümü için Performans Programında yer alan bilgilerle uyumlu olmasına özen
gösterilmelidir. Örnek tablo aşağıda verilmiştir:
PERFORMANS SONUÇLARI TABLOSU
Birim Adı
Amaç
Hedef
Performans Hedefi
Performans Göstergeleri Hedef
(2016 yılı)
Gerçekleşme Yılsonu
Gerçekleşme
Hedefin
Gerçekleşme
Oranı
Hedefin
Sapma Oranı
1.Çeyrek 2.Çeyrek 3.Çeyrek 4.Çeyrek
1.
Tanım
Göstergenin Kaynağı
Performans Sonuçlarının
Analizi
Sapmanın Nedeni
Sapmaya Karşı Alınacak
Önlemler
2.
Tanım
Göstergenin Kaynağı
Performans Sonuçlarının
Analizi
Sapmanın Nedeni
Sapmaya Karşı Alınacak
Önlemler
FAALİYET
MALİYETİ
2016 Yılı Performans Programında
Öngörülen Maliyet Gerçekleşen Maliyet
1.
2.
3.
4.
7. Söz konusu tablo ve bilgilere “İç Kontrol Güvence Beyanı” güvence beyanı da eklenmesi ve bu
belge imzalanırken gerçeği yansıtacak bilgilere yer verilmesi gerekmektedir.
Faaliyet raporları hesap verme sorumluluğunu yerine getirmeye yönelik bir çalışmadır. Eksik, hatalı
veya bir fotoğraf albümünden öteye gitmeyen faaliyet raporu bu amacı yerine getiremeyecektir.
Diğer taraftan, başarı bir faaliyet raporu için Sayıştay tarafından yayınlanan “Faaliyet Raporları
Değerlendirme Rehberinin” de incelenmesi gerekmektedir.1
Aşağıdaki Sayıştay tarafından yapılan denetimlerde faaliyet raporlarının değerlendirilmesi sonucu
tespit edilen bulgulardan örnekler yer almaktadır:
– Faaliyet Raporlarında Yer Alan Performans Göstergelerinin Geçerlilik/İkna Edicilik Kriterini
Karşılamaması ve saplamaların fazla olması:

1
http://www.sayistay.gov.tr/tr/Upload/95906369/files/mevzuat/Rehberler/Faaliyet_raporlari_degerlendirme_r
ehberi.pdf
– Performans Ölçüm Sisteminin Sağlıklı Ve Güvenilir Biçimde İnşasına Yönelik Veri Kayıt
Sisteminin Oluşturulmaması
– Performans Hedef ve Göstergelerinde Meydana Gelen Sapmaların Nedenlerine Yer
Verilmemesi
– Performans Programında Gerçekleştirilmesi Planlanan Bazı Performans Hedefleri için
Belirlenen Performans Göstergelerine İlişkin Faaliyet Raporunda Bilgiye Yer Verilmemesi
– Performans Programında Yer Aldığı Halde Faaliyet Raporunda Yer Verilmeyen Performans
Hedef ve Göstergelerinin Olması Performans Programında Yer Almadığı Halde Faaliyet
Raporunda Gerçekleştirilen Hedef/Faaliyetlerin Olması
– Faaliyet Raporunda Yer Alan Göstergelerin %61 inin Geçerlilik/İkna Edicilik Kriterini
Karşılamaması
– Faaliyet Raporunun İçeriğinin İlgili Mevzuata Uygun Olarak Hazırlanmaması
– Performans Programında Yer Alan Göstergelerin Faaliyet Raporuna Aynen Alınmaması
Yukarıda yer verilen bulgular incelendiğinde, kamuda performans ölçümünün zayıf olduğunu,
yürütülen faaliyetlere ilişkin veri kayıtlarının tutulmadığını diğer bir ifadeyle ölçmeye yönelik bir
çalışma yapılmadığını görülmektedir.
Başarı, ölçmeye bağlıdır. Aksi takdirde organizasyonun kendini izlemeden, günlük öngörülere göre
çalışmalarını yürütecektir.