MAKALELER

Muhasebe Yazılımlarının Dönem Sonu İşlemlerinde Yaptığı Hatalar

Muhasebe Yazılımlarının Dönem Sonu İşlemlerinde Yaptığı Hatalar

Giriş

Muhasebe raporları, gerçekleşmeleri raporladığı için geleceğe dönük öngörü ve planlama için en önemli verileri sağlamaktadır. Doğru raporlarla, doğru kararlar alınmaktadır. Fiili ve fiziki durumu yansıtan muhasebe kayıtları, dönemsellik ilkesi gereği yıl sonunda kapatılmakta ve kapsamlı bir muhasebe işlemleri yapılmaktadır.

Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliğinin temel kavramlar başlıklı 5. Maddesinde dönemsellik; “Kamu idarelerinin faaliyetleri, belirli dönemlerde raporlanır ve her dönemin faaliyet sonuçları diğer dönemlerden bağımsız olarak saptanır.” şeklinde tanımlanmıştır.

Diğer taraftan, anılan Yönetmelik’in dönem sonu işlemleri başlıklı 347. Maddesinde ise aşağıdaki düzenlemelere yer verilmiştir:

“(1) Geçici mizanın çıkarılmasından sonra dönem sonu işlemleri yapılır.

Dönem sonu işlemleri;

  1. a) Bütçe gelir ve bütçe gider hesapları hesap grupları ile bütçe gelirlerinden ret ve iade hesapları hesap grubunda yer alan hesapların bütçe uygulama sonuçları hesabıyla karşılaştırılıp

bütçe uygulama sonucunun belirlenmesi,

  1. b) Kullanılmayan ödeneklerin iptal edilmesi veya mahsup dönemine aktarılması,
  2. c) Enflasyon düzeltmesine tabi tutulacak parasal olmayan kalemlerin düzeltmeye tabi tutulması,

ç) Amortismana tabi varlıklar için amortisman hesaplanması,

  1. d) Muhasebe birimlerince izlenen varlıkların sayılması ve gerekli tutanakların düzenlenmesi,
  2. e) Gelir ve gider hesapları hesap grupları ile indirim, iade ve iskonto hesapları hesap grubunda yer alan hesapların faaliyet sonuçları hesabıyla karşılaştırılıp faaliyet sonucunun belirlenmesi,

ve benzeri işlemlerdir.”

Diğer taraftan, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin (MİBMY) 480.maddesinde, dönem sonu işlemleri, bütçe ve ödenek hesaplarına ilişkin dönem sonu işlemleri ile bütçe ve ödenek hesapları dışındaki dönem sonu işlemleri olarak ikiye ayrılarak açıklanmıştır.

Anılan Yönetmelik gereği, bu işlemlerden sonra faaliyet hesapları ana hesap grubunda yer alan tüm hesaplar kapatılması, her faaliyet döneminin sonunda, muhasebe yetkilileri dönem sonu işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin mizanı çıkarılması gerekmektedir. Hazırlanan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesaplar yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas teşkil ettiği, söz konusu Yönetmelikte belirtilmektedir.

Ayrıca, kesin mizanın düzenlenmesini takiben, dönem sonunda son yevmiye olarak borç ve alacak bakiyesi veren hesapların kapatılmasını sağlamak için kesin mizanda borç bakiyesi veren hesaplar alacak kaydı yapılarak, alacak bakiyesi veren hesaplar ise borç kaydı yapılarak muhasebe dönemi kapatılması gerekmektedir.

Bu yazımızda, yukarıda yer verilen mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde yapılması gereken dönem sonu işlemlerinin önemine değinerek, belediyeler tarafından kullanılan muhasebe yazılımları üzerinden otomatik yapılan dönem sonu işlemlerinde ortaya çıkan eksiklik ve/veya hatalar değerlendirilecektir.  

  1. Dönem Sonu İşlemleri Öncesinde Yapılması Gerekenler

Dönem sonu işlemlerine başlamadan önce muhasebe kayıt hatalarının düzeltilmesi ve fiili sayım yapılması gereken hesaplar için fiili durum ile kaydi durumun kontrol edilmesi yerinde olacaktır.

Muhasebe kayıt hatalarının tespit edilmesine yönelik öncelikle kontrol edilmesi gereken hususlar aşağıda örneklendirilmiştir: (Aşağıdaki örnekler, Muhasebat Genel Müdürlüğü yayınları ile Sayıştay Başkanlığı Düzenlilik Denetim Rehberinden alınmıştır.)

  • Mahalli idare birimlerinin vezneleri tarafından tahsilat yapılmasına rağmen 100 ve 108 hesabının kullanılıp kullanılmadığının kontrol edilmesi
  • Çekle tahsilat yapılan mahalli idare birimlerinde 101-Alınan Çekler Hesabının kullanılıp kullanılmadığının kontrol edilmesi
  • 103– Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı ilgili mahalli idare biriminin bankadan çekle veya gönderme emri ile yapacakları ödemelerde kullanılmaktadır. Dolayısıyla 103– Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının alacak bakiyesinin, 102- Banka Hesabının borç bakiyesinden büyük olmaması (Karşılıksız çek verme durumu hariç)
  • 103– Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı ilgili mahalli idare biriminin bankadan çekle veya gönderme emri ile yapacakları ödemelerde kullanılmaktadır. 103– Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının alacak bakiyesi vermemesi, banka hesap özetine istinaden kapatılması gerekmektedir. Yapılacak incelemede 103– Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabının alacak bakiyesi verip vermediğinin kontrol edilmesi
  • İlgili servislerce tahakkuk fişleri ile muhasebe birimine bildirilen gelirlerden alacaklar tahakkukları, düzenlenecek muhasebe işlem fişiyle ilgili hesaplara alınarak tahakkuk kayıtları yapılır. Daha sonra yapılan tahsilat sonucunda 120- Gelirlerden Alacaklar Hesabı ekod4 seviyesinde yer alan alacak tutarları ile 800-Bütçe Gelirleri Hesabının ekod4 seviyesindeki alacak tutarlarının eşit olması gerekmektedir. Yapılacak mizan incelemesinde bu eşitliğin sağlanıp sağlanmadığının kontrol edilmesi
  • 220-Gelirlerden Alacaklar Hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenlerin 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabına alınması gerekmektedir. Bu duruma istinaden 220-Gelirlerden Alacaklar Hesabının Aralık ayı borç bakiyesinin Kasım ayı borç bakiyesiyle aynı olmaması gerekmektedir. Aralık ayı mizanında bu durum kontrol edilmesi
  • 120-Gelirlerden Alacaklar Hesabında bulunan ve yılsonuna kadar tahsil edilemeyen alacaklar 121-Gelirlerden Takipli Alacaklar Hesabına kaydedilir. Aralık ayı itibariyle 120 Hesabında borç bakiyesi varsa; 121 Hesabın Aralık ayı borç bakiyesinde Kasım ayı borç bakiyesine göre artış olup olmadığının kontrol edilmesi
  • 140- Kişilerden Alacaklar Hesabı, faaliyet alacakları ve kurum alacakları dışında kalan alacakların izlenmesi için kullanılır. 140.01.01. ve 140.01.02. hesaplarının alacak tutarları ile sırasıyla 800.05.09.01.06. ve 800.05.01.09.01. hesaplarının alacak tutarlarının birbirine eşit olması
  • 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabı, kurum faaliyetlerinde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemelerinin izlenmesi için kullanılır. 150-İlk Madde ve Malzeme Hesabının alacak tarafında ekod1 seviyesindeki tutarların toplamı ile 630.14 ile başlayan hesaplarda ekod2 seviyesinde borç tarafındaki tutarların toplamına eşit olması
  • 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu’nun 164’üncü maddesi uyarınca memurlar maaşlarını peşin almaktadır. 15 Aralık tarihinde ödenen maaşların yarısı 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabına kaydedilir. Bu kayda istinaden 162-Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesabının Aralık ayı mizanında borç bakiyesi vermesi gerekmektedir.
  • Mal ve hizmetin satın alınması durumunda satıcılara ödenen veya borçlanılan ve kurum açısından indirim hakkı doğuran katma değer vergisinin izlenmesi için 191-İndirilecek Katma Değer Vergisi Hesabı kullanılır. Dolayısıyla 191-İndirilecek Katma Değer Vergisi Hesabının kullanılması ve ay sonunda ilgili hesaplara devredilerek kapatılması gerekmektedir. Yapılacak incelemede bu hesabın kullanılıp kullanılmadığı ve bakiyesinin ilgili hesaba devredilip devredilmediği kontrol edilmelidir.
  • İller Bankası tarafından mahalli idarelere aktarılan mahalli idare paylarından yapılan ortaklık payı kesintilerinin 240- Mali Kuruluşlara Yatırılan Sermayeler hesabına kaydedilmesi gerekmektedir. İller Bankası tarafından yapılan kesinti tutarlarının https://www.kbs.gov.tr/gen/login.htm linkinden kontrol edilerek ilgili hesaba doğru bir şekilde girilip girilmediği kontrol edilmelidir.
  • 257, 268, 299- Birikmiş Amortismanlar Hesabının ve karşılığında 630- Giderler Hesabının ilgili ekonomik kodlarının kullanılıp kullanılmadığı kontrol edilmesi
  • 830- Bütçe Giderleri Hesabının 06- Sermaye Giderleri kalemine ait alt kodlardan örneğin 6.5.7.1 Hizmet Binası, 6.5.7.7.Yol Yapım Giderleri, 6.5.7.8 İçme Suyu Tesisi Yapım Giderleri v.b. ekonomik kodlarından ilgili olanın kullanılması sonucu süren işlere bağlı olarak yapılan hakediş ödemelerinde, 258- Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının kullanılması ve bu işlemlerden önce de gider taahhüt hesaplarının kullanılıyor olması gerekmektedir. Yapılacak incelemelerde 258- Yapılmakta Olan Yatırımlar Hesabının, 920- Gider Taahhütleri Hesabının ve 921- Gider Taahhütleri Karşılığı Hesabının kullanılıp kullanılmadığı kontrol edilmesi
  • Mahalli idare birimlerince satışı yapılıp 800- Bütçe Gelirleri Hesabının 06-Sermaye Gelirleri kalemine kaydedilen taşınır veya taşınmaz satışları gelirlerine ilişkin tutarların, ilgili duran varlık hesabının alacağına kaydedilen tutarlardan fazla olmaması gerekmektedir. Aksine bir durumun tespiti halinde satışı yapılan maddi duran varlığın 250- Arazi ve Arsalar Hesabı, 251- Yeraltı ve Yerüstü Düzenleri Hesabı, 252- Binalar Hesabı, 256-Diğer Maddi Duran Varlıklar Hesaplarına ilişkin ilgili hesaba borç ve 500-Net Değer Hesabına alacak yazmak suretiyle envanter işlemlerinin yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi
  • Bedeli karşılığı edinilen hukuki tasarrufların 830-Bütçe Giderleri Hesabına (Örneğin bilgisayar yazılım hizmetleri 830-6-3 Gayri Maddi Hak Alımları alt koduna) kaydedilmesi ve ardından söz konusu hukuki tasarrufların 260- Haklar Hesabında izlenmesi gerekmektedir. 830- Bütçe Giderleri Hesabının ilgili kodlarına kaydedilerek edinilen hukuki tasarrufların 260- Haklar Hesabına kaydının yapılıp yapılmadığının kontrol edilmesi
  • Arazi satışı sonucunda elde edilen gelir bütçe geliridir. Satış sonucunda 800.06.01.04. Arazi Satışı ve 800.06.01.05 Arsa Satışı Hesabının alacak tutarları toplamının 250-Arazi ve Arsalar Hesabının alacak tutarına eşit olması
  • Mahalli idare birimleri tarafından tahsil edilen kira gelirleri bütçe geliri olarak kaydedilir. Bu duruma göre 800.03.06.01.01 Lojman Kira Gelirleri Hesabının alacağında kayıt varken 252.01.07.Konutlar Hesabının da kullanılması
  • Mahalli idare birimlerinde makine, teçhizat bakım ve onarım gideri yapılabilmesi için bu birimin tesis, makine veya cihazlara sahip olması gerekmektedir. Buna göre mizanda 830.03.07.03.02 Makine, Teçhizat Bakım ve Onarım Giderleri Hesabı varken 253-Tesis, Makine ve Cihazlar Hesabın kullanılıp kullanılmadığı kontrol edilmesi
  • Bütçeye gider kaydıyla edinilen maddi duran varlıkların giderleştirilmemesi ve 250, 251, 252, 253, 254 ve 255 kodlu maddi duran varlık hesaplarında izlenmesi gerekmektedir. Buna göre 830.06 ile başlayan ekonomik kodların bir önceki aya göre borç toplamındaki artışın ilgili maddi duran varlık hesaplarının bir önceki aya göre artış tutarı ile eşit olması
  • 10 ile başlayan yardımcı hesaplarda takip edilen sendikalara ait emanetler maaş ödemesinin yapıldığı ayın sonuna kadar ilgili sendikaya aktarılacağından bu hesapta ay sonu itibariyle alacak bakiyesinin kalmaması
  • 360-Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı; muhasebe birimlerince maaş ödemeleri, istihkak v.b. ödemeler dolayısıyla mevzuatı gereği nakden veya mahsuben tahsil edilip ilgili vergi dairesine ödenmesi gereken tutarların izlenmesi için kullanılır. Dolayısıyla ay sonlarında bu hesabın borç tarafındaki tutarda bir önceki aya göre artış olup olmadığı kontrol edilmesi
  • 361-Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabı, sosyal güvenlik mevzuatı hükümlerine göre sosyal güvenlik kurumları adına nakden veya mahsuben tahsil edilen tutarların izlenmesi için kullanılır. Her ay maaş ödemelerinde bu hesabın kullanıldığından dolayı ay sonlarında bu hesabın borç tarafındaki tutarda bir önceki aya göre artış olmalıdır
  • 03 Hesapta takip edilen mal ve hizmet alımları ile 830.06 Hesapta takip edilen sermaye gideri olarak kaydedilen harcamalara ilişkin damga vergisi hesaplanıp 360.03 hesabına kaydedilmelidir. Dolayısıyla 830.03 veya 830.06 ile başlayan ekodların borç tutarında bir önceki aya göre artış varken 360.03 ile başlayan ekodlarda bir önceki aya göre alacak tutarında artış olması gerekmektedir. Yapılacak incelemede bu durum kontrol edilmesi
  • Bina, Arsa ve Arazi Vergilerine ilişkin 800.01.02.09.51, 01.02.09.52, ve 800.01.02.09.53 hesapların alacak tutarları toplamının %10’u tutarında 362- Fonlar ve Diğer Kamu İdareleri Adına Yapılan Tahsilat Hesabının 02.05 Mahalli İdareler alt hesabına aktarma yapılması gerekmektedir. Yapılacak incelemede yukarıdaki gelir hesaplarının alacak tutarları toplamının %10’u ile 362.02.05 Mahalli İdareler Hesabının alacak tarafındaki tutarın eşitliği kontrol edilmesi
  • 363- Kamu İdareleri Payları Hesabı; bütçe geliri olarak nakden veya mahsuben tahsil edilip, özel kanunları gereğince diğer kurumlara aktarılmak üzere hesaplanan tutarların izlenmesi için kullanılır. Buna göre 800.01.03.09.51 Eğlence Vergisi veya 800.01.02.09.54 Çevre Temizlik Vergisi veya 800.05.02.08.52 Müze Giriş Ücretlerinden Alınan Paylar Hesaplarının alacak tarafında bir önceki aya göre artış varken 363-Kamu İdareleri Payları Hesabının alacak tarafında bir önceki aya göre artış olması gerekmektedir. Yapılacak incelemede bu artışın gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilmesi
  • 472 hesabında takip edilen kıdem tazminatı, 630.01.03.02 İhbar ve Kıdem Tazminatlar Hesabına borç, 472 Hesaba alacak kaydedilir. Buna göre 630.01.03.02. İhbar ve Kıdem Tazminatlar Hesabında bir önceki aya göre borç tutarında artış varken 472 Kıdem Tazminatı Karşılığı alacak tutarında bir önceki aya göre artış olması gerekmektedir. Yapılacak olan Hesabının inceleme bu doğrultuda olmak zorundadır.
  • Teslim edilen mal veya ifa edilen hizmetler üzerinden hesaplanan katma değer vergisi tutarları ile bu tutarlardan mahsup edilen ve ödenen tutarların izlenmesi için kullanılan 391-Hesaplanan Katma Değer Vergisi Hesabının ay sonunda ilgili hesaplara devredilerek kapatılması gerektiğinden bu durum kontrol edilmesi
  • Mahalli idare birimlerinin, bütçe belgelerinde yer alan gelirlere ilişkin detayların, 800- Bütçe Gelirleri Hesabı ekonomik kodlarında bulunup bulunmadığının, 800 Bütçe Gelirleri Hesabı ikinci düzey ekonomik kodlarının ise 600- Gelirler Hesabı ikinci düzey ekonomik kodlarına kaydedilip kaydedilmediğinin kontrol edilmesi
  • Tahakkuk ve nakit kayıtlarının eşanlı gerçekleşmesi gereken 630 Gider ve 830 Bütçe Giderleri Hesabına ait ekonomik kodların mahalli idare birimlerinin 630 Giderler Hesabının ilgili ekonomik kodlarına girdikleri tutarlarla 830 Bütçe Giderleri Hesabının aynı ekonomik kodlarına girdikleri tutarların birbirine eşitliği kontrol edilmesi
  • http://www.hazine.gov.tr/irj/portal/anonymous/AlacakVerileri linkinde kayıtlı bulunan hazine alacak tutarları kontrol edilerek, borcu bulunan mahalli idare birimlerinin Hazineye olan borç tutarlarını mizanda ilgili yükümlülük hesaplarına doğru bir şekilde girip girmediklerinin kontrol edilmesi
  1. Muhasebe Biriminde Bulunan Değerlerin Yılsonu Sayımları

Muhasebe kayıtlarının düzeltilmesi sonrasında fiili sayım yapılacak hesapların belirlenmesi ve kaydi durum ile fiili durumun karşılaştırılması sağlanmalıdır.

MİBMY’nin sayımı yapılacak değerler ve sayım kurulları başlıklı 493. Maddesinde aşağıdaki düzenlemeye yer verilmiştir:

“Kurumun kasa ve veznede bulunan hazır değerler, menkul kıymet ve varlıklar ile teminat mektubu gibi değerleri, mali yılın son günü itibariyle muhasebe yetkilisinin başkanlığı altında veznedar ve diğer memurlardan oluşturulacak sayım kurulları tarafından sayılır.”

Anılan Yönetmelik’in 494. Maddesinde ise sayımlarda kullanılacak tutanaklar da belirlenmiştir. Buna göre sayım sırasında aşağıdaki tutanakların kullanılması gerekmektedir:

  • Paralar için Kasa Sayımı Tutanağı (Örnek: 67)
  • Banka Mevcudu Tespit Tutanağı (Örnek: 68)
  • Alınan çekler için Alınan Çekler Sayım Tutanağı (Örnek: 69)
  • Menkul kıymet ve varlıklar (kişilere ait olanlar dâhil) ve teminat mektupları sayımında Menkul Kıymet ve Varlıklar/Teminat Mektupları Sayım Tutanağı (Örnek: 70)
  1. Sayıştay Tarafından Tespit Edilen ve Muhasebe Yazılımlarınca Yapılan Dönem Sonu İşlem Hataları

Sayıştay Başkanlığınca yapılan denetimlerde, “Dönem Sonu İşlemlerinin Mevzuata Uygun Gerçekleştirilmemesi” konusunda bulgu tespit edilerek, kamuoyu ile de paylaşılmıştır.

Söz konusu bulguda aşağıdaki tespit yapılmıştır:

“İdare tarafından dönem sonu işlemlerinin mevzuata uygun yapılmadığı dolayısıyla da kesin mizanda 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile 303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabının borç ve alacak bakiyesi vermediği görülmüştür. Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğinin “Dönem sonu işlemleri” başlıklı 480 inci maddesinde;

“Dönem sonu işlemleri mali yılın sonunda geçici mizanın çıkarılmasının ardından yapılan aşağıdaki işlemlerden oluşur.

  1. b) Bütçe ve ödenek hesapları dışındaki dönem sonu işlemleri

2) Duran varlıklar ana hesap grubu içerisinde yer alan, gelirlerden alacaklar hesabı, gelirlerden tecilli ve tehirli alacaklar (…) hesabında kayıtlı tutarlardan dönen varlıklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara aktarılması gereken tutarlar, bu hesaplara alacak, dönen varlıklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara borç kaydedilerek aktarma işlemleri tamamlanır.

5) Uzun vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubu içerisinde yer alan, (…) uzun vadeli diğer iç mali borçlar (…) hesabında kayıtlı tutarlardan vadeleri bir yılın altına inmesi nedeniyle, kısa vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara aktarılması gerekenler bu hesaplara borç, kısa vadeli yabancı kaynaklar ana hesap grubundaki ilgili hesaplara alacak kaydedilerek aktarma işlemleri tamamlanır.

(3) Her faaliyet döneminin sonunda, muhasebe yetkilileri dönem sonu işlemlerini yaparak yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas alınacak kesin mizanı çıkarırlar.

Hazırlanan kesin mizanda borç ve alacak kalanı veren hesaplar yeni faaliyet döneminin açılış kaydına esas teşkil eder.” Hükmü yer almaktadır.

Yukarıda yer alan mevzuat hükümleri değerlendirildiğinde her faaliyet dönemi sonunda kesin mizana esas olmak üzere; 220 Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile 400 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabında kayıtlı tutarlardan dönem sonunda vadesi bir yılın altına inenlerin, Gelirlerden Alacaklar Hesabı ile 303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabına aktarılması gerekmektedir.

İdarenin 2017 yılı kesin mizanında yapılan incelemede 120 nolu hesabın borç kalanı; 303 nolu hesabın ise 2018 yılında vadesi gelecek kredi anapara ödemelerinin olmasına rağmen alacak kalanı vermediği dolayısıyla da yeni faaliyet dönemi olan 2018 yılının açılış kaydının doğru ve güvenilir bilgi üretmediği görülmüştür.

Sonuç olarak dönem sonu işlemlerinin, yukarıda anılan mevzuat hükümlerine uygun yapılmaması nedeniyle kurumun mali tablolarında 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 5.640.968,57 TL; 303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabı ise 3.822.430,64 TL eksik tutarlar ile yer almaktadır. Bu durumun, mali tabloların doğruluğunu ve güvenilirliğini de etkileyebileceği değerlendirilmektedir.

Kamu idaresi cevabında aşağıdaki açıklamayı yapmıştır:

“Bulguda idaremiz tarafından muhasebe işlemleri, XXX Ltd.Şti.’nin ürünü olan XXX Belediye Yönetim Sistemi yazılımı kullanılarak gerçekleştirilmektedir. Söz konusu program 120 hesapta bulunan vadesi gelen borç bakiyelerini otomatik olarak 121 hesaba aktardığından dönem sonunda 120 hesapta herhangi bir bakiye olmamaktadır. Yine söz konusu programın 2017 yılı için 220 hesapta bulunup vadesi bir yılın altına inen borç bakiyelerini de otomatik aktarması gerekirken otomatik aktarmadığı, aktarım işlemleri yapıldıktan sonra tespit edildiğinden, söz konusu aktarımlar 2018 yılı içerisinde yapılmıştır. 2018 yılında yapılan bu işlemle mali tabloların doğruluğu ve güvenliği sağlanmış olup bu işleme ilişkin muhasebe işlem fişi de sunulmuştur.

303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabına ilişkin gerekli düzeltme kaydı 2018 dönem içinde yapılmış olup tarafınıza gönderilmiştir.

Bulguda bahsedilen 120 ve 303 hesap kodlarında bahsedilen eksik tutarlar 2018 yılı içinde muhasebe kurallarına göre yapılmış olup dönem sonunda yapılması gereken ancak yazılımdan kaynaklanan gecikme 2018 dönem içinde gerekli muhasebe kaydı yapılarak telafi edilmiştir.” Denilmektedir.

İdare tarafından verilen cevaba ilişkin Sayıştay tarafından aşağıdaki değerlendirme yapılmıştır:

“Sonuç olarak Kamu idaresi cevabında, söz konusu hatalı işlemin 2018 yılı içerisinde düzeltildiği belirtilse de kurumun mali tablolarında 120 Gelirlerden Alacaklar Hesabı 6.089.703,87 TL, 303 Kamu İdarelerine Mali Borçlar Hesabı ise 3.822.430,64 TL eksik tutarlarla yer almaktadır. Bu durum 2017 yılı mali tablolarının doğruluğunu ve güvenilirliğini olumsuz etkilemiştir.”

Yukarıda yer verilen örnek denetim bulgusunda, dönem sonu işlemlerinin otomatik yapıldığı, dönem sonu işlemlerinin muhasebe yazılımlarına bırakıldığı görülmektedir.

  1. Sonuç

Dönem sonu işlemleri, muhasebe kayıtlarının düzeltilmesi ile başlayarak, envanter yapılması ile devam etmeli ve muhasebe yönetmeliklerinde belirtilen dönem sonu işlemleri eksiksiz yapılmalıdır.

Bununla birlikte, dönem sonu işlemlerinin sağlıklı yapılması, muhasebe raporlarının istenilen sonuçları vermesi ve gerçeği yansıtması açısından, konuyla ilgili aşağıdaki önerilerimi paylaşmak yerinde olacaktır:

  • Harcama birimlerine yönelik dönem sonu işlemleri konulu bir dağıtımlı yazı ile son ödeme belgesi gönderilme tarihi belirlenmeli ve buna uyulmasına özen gösterilmelidir.
  • Özellikle taşınır sayımı başta olmak üzere, fiili sayımların ayrıntılı ve gerçeği yansıtacak şekilde yapılmasına özen gösterilmelidir.
  • Muhasebe kayıt hatalarının tespit edilmesine yönelik ayrıntılı kontrol listesi hazırlanmalıdır. Bu kontrol listelerinin hazırlanmasında, Sayıştay Düzenlilik Denetim Rehberi, açıklanan denetim rapor sonuçları ve Hazine ve Maliye Bakanlığı Muhasebat ve Bütçe Mali Kontrol Genel Müdürlüğü yayınlarından yararlanılmalıdır.
  • Dönem sonu işlemleri için MİBMY düzenlemelerine uyulması, muhasebe yazılımlarınca yapılacak işlem sonuçlarının bu mevzuat düzenlemeleri çerçevesinde kontrol edilmesi yerinde olacaktır.
  • Harcama birimleri ve üst yönetici için dönem sonu mali raporlar hazırlanması ve gerçekleşme istatistiklerinin, anlaşılabilir ve karşılaştırmalı bir şekilde yönetime raporlanması yerinde olacaktır.
Daha fazla göster

İlgili Makaleler

Close